ГОЛОСУВАННЯ ЗА ПРОЄКТ РІШЕННЯ: № 1846

Текст:

 

       Керуючись статтями 25, 26, 54 Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні”, беручи до уваги рекомендації постійної комісії міської ради з питань законності, депутатської діяльності та антикорупційної політики  та з метою належної організації роботи, міська рада

 

ВИРІШИЛА:

 

1. Затвердити Положення про загальний відділ виконавчого комітету Калуської міської ради  у новій редакції (додається).


2. Вважати таким, що втратило чинність рішення міської ради від 27.04.2017  № 869 «Про Положення про загальний відділ та організаційний відділ виконавчого комітету Калуської міської ради» (25 сесія 7 демократичного скликання).

 

 

 

 

 Міський голова                                                                            Андрій НАЙДА

 

 



 

          1.1. Положення про загальний відділ виконавчого комітету Калуської міської ради (далі – Положення) регулює питання діяльності загального відділу виконавчого комітету Калуської міської ради.

          1.2.    Загальний відділ виконавчого комітету Калуської міської ради (надалі загальний відділ) є структурним підрозділом виконавчого комітету Калуської міської ради, який утворюється згідно зі структурою, затвердженою міською радою, є підзвітним і підконтрольним міській раді, підпорядкованим її виконавчому комітету, міському голові та керуючому справами виконавчого комітету Калуської міської ради.

          1.3.    У своїй діяльності загальний відділ керується Конституцією України, законами України, актами Президента України  та Кабінету Міністрів України, Верховної Ради України, актами органів влади вищого рівня, нормативними документами міської ради, рішеннями виконавчого комітету міської ради, розпорядженнями міського голови, Регламентом виконавчого комітету, цим Положенням, Інструкцією з діловодства, іншими нормативно-правовими актами з питань роботи з документами.

1.4.    Діяльність відділу здійснюється на основі Регламенту виконавчого комітету Калуської міської ради, планів роботи виконавчого комітету та відділу, цього Положення.

1.5. Посадові інструкції працівників загального відділу, плани роботи відділу затверджуються керуючим справами виконавчого комітету, а посадова інструкція начальника відділу затверджується міським головою.

1.6.    Загальний відділ працює згідно з внутрішнім трудовим розпорядком виконавчого комітету Калуської міської ради.

1.7.    Загальний відділ не є юридичною особою. Зміни та доповнення до цього Положення, утворення і ліквідація (припинення діяльності) або реорганізація загального відділу здійснюється згідно з рішенням сесії міської ради  відповідно до чинного законодавства.

 1.8. Міський голова та керуючий справами виконавчого комітету Калуської міської ради зобов'язані створювати оптимальні умови праці для роботи і підвищення кваліфікації працівників загального відділу, забезпечувати їх окремим приміщенням, телефонним зв'язком, сучасними засобами оргтехніки, транспортом для виконання службових обов'язків, законодавчими та іншими нормативними актами, довідковими матеріалами та іншими посібниками, які стосуються роботи загального відділу.

1. Структура загального відділу, чисельність та посадові оклади його працівників встановлюються штатним розписом апарату виконавчого комітету Калуської міської ради, який затверджується міським головою.


2. За участь у розробленні проєктів нормативно-правових актів та за проведення експертизи проєктів таких актів працівники загального відділу мають право, зокрема, на отримання такої додаткової стимулюючої виплати, як надбавка за виконання особливо важливої роботи, яка  встановлюється у порядку, визначеному чинним законодавством.


3. Загальний відділ очолює начальник. У разі його відсутності обов’язки начальника загального відділу покладаються на головного спеціаліста загального відділу.


4. Начальник загального відділу та працівники загального відділу призначаються на посаду та звільняються з посади розпорядженням міського голови за процедурою, передбаченою законодавством України при проходженні служби в органах місцевого самоврядування.


5. Службові обов’язки працівників загального відділу визначаються посадовими інструкціями. Посадові інструкції затверджуються керуючим справами виконавчого комітету міської ради, а посадова інструкція начальника загального відділу затверджується міським головою.


6. Завдання, обов’язки  та повноваження начальника загального відділу:

1.14.1.Здійснює безпосереднє керівництво діяльністю загального відділу, відповідає за виконання покладених на відділ завдань.

1. Планує роботу відділу, контролює виконання передбачених планом роботи відділу заходів, забезпечує виконання плану роботи виконавчого комітету з питань, що стосуються відділу, доручень керівництва.


2. Розподіляє обов’язки між працівниками відділу, забезпечує дотримання правил внутрішнього трудового розпорядку, виконавської дисципліни. Разом із відділом кадрової роботи і нагород апарату виконавчого комітету організовує підвищення кваліфікації працівників загального відділу.


3. Розробляє Положення про відділ, посадові інструкції працівників відділу, встановлює ступінь відповідальності за доручені ділянки роботи. Здійснює, в разі потреби, частковий перерозподіл визначених посадовою інструкцією функціональних обов’язків працівників відділу. Консультує працівників відділу із питань, що належать до їх компетенції, організовує підвищення їх посадової кваліфікації і, у разі потреби, їх взаємозамінюваність.


4. Подає, згідно з чинним законодавством, пропозиції керівництву про призначення, звільнення з посад та переміщення працівників відділу, своєчасне заміщення вакансій, заохочення та накладання стягнень.


5. Працює з документами, яким присвоєно гриф «Для службового користування».


6. Відповідає за реєстрацію, опрацювання, систематизацію, аналіз та контроль за виконанням запитів на публічну інформацію, які надходять безпосередньо до міської ради та її виконавчого комітету відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації».


7. Координує співпрацю відділу з іншими відділами апарату, виконавчими органами міської ради, підприємствами, установами, що знаходяться в сфері управління Калуської міської ради, надає їм необхідну допомогу з питань, що належать до компетенції загального відділу.


8. Забезпечує встановлення в апараті виконавчого комітету єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво за дотриманням установленого порядку роботи з документами у виконавчих органах Калуської міської ради.


9. Надає методичну допомогу в організації порядку документування в роботі зі зверненнями громадян у виконавчих органах Калуської міської ради.


10. Організовує збереження документаційного фонду загального відділу та користування ним. Бере участь в експертній оцінці наукової і практичної цінності документів при їх відборі на державне зберігання в архівний відділ Калуської міської ради.


11. Вносить на розгляд міського голови та керуючого справами виконавчого комітету Калуської міської ради пропозиції щодо вдосконалення роботи відділу, виконавчих органів міської ради та приймає рішення згідно з посадовими обов'язками.


12. Відповідає за зберігання печатки загального відділу та правильність її використання.


13. Виконує інші обов’язки, покладені на нього керівництвом виконавчого комітету Калуської міської ради.

  


 

          Основними завданнями відділу є:

          2.1. Організаційно-технічна підготовка проєктів розпоряджень міського голови.

          2.2. Встановлення в апараті виконавчого комітету єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво за дотриманням установленого порядку роботи з документами у виконавчих органах та структурних підрозділах Калуської міської ради.

          2.3. Забезпечення контролю за своєчасним, якісним виконанням актів і доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, актів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, Івано-Франківської обласної державної адміністрації, розпоряджень і доручень міського голови, запитів, звернень народних депутатів України, депутатів Івано-Франківської обласної ради, Калуської міської ради, запитів на отримання публічної інформації, електронних петицій та петицій, які не набрали небхідної кількості голосів.

          2.4. Впорядкування та тимчасове зберігання (до передачі в архівний відділ міської ради) документів постійного зберігання (розпоряджень міського голови).

2.5. Організація роботи зі зверненнями громадян (письмовими, усними, електронними).

          2.6. Організація прийому громадян міським головою, першим заступником міського голови, секретарем міської ради, заступниками міського голови та керуючим справами виконавчого комітету Калуської міської ради.

2.7. Організація прийому, реєстрації та обліку запитів на публічну інформацію відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації».

2.8. Здійснення реєстрації, обліку та збереження (відповідно до номенклатури справ) вхідної та створюваної кореспонденції, в тому числі документів, яким присвоєно гриф «Для службового користування», запитів на отримання публічної інформації (відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації), електронних петицій, які набрали необхідну кількість голосів.

2.9. Здійснення контролю за надходженням документів в систему Електронний суд, які стосуються Калуської міської ради та її виконавчого комітету, як учасників судового процесу.

2.10. Організація роботи з документами в старостинських округах Калуської міської територіальної громади.

          3.1.    Розробляє проєкти нормативно-правових актів (Регламент виконавчого комітету, інструкцію з діловодства в апараті виконавчого комітету), бере участь у підготовці інших документів, що належать до компетенції відділу.

          3.2.    Здійснення реєстрації, обліку та збереження (відповідно до номенклатури справ) вхідної та створюваної кореспонденції, в тому числі документів, яким присвоєно гриф «Для службового користування», запитів на отримання публічної інформації (відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації), електронних петицій, які набрали необхідну кількість голосів.

 

3.3.    Проводить аналіз стану виконавської дисципліни в роботі з документами в апараті виконкому, виконавчих органах та структурних підрозділах Калуської міської ради і подає міському голові або керуючому справами виконавчого комітету пропозиції для прийняття відповідних управлінських рішень.

3.4.    Забезпечує впровадження та контролює дотримання структурними підрозділами апарату виконавчого комітету вимог інструкції з діловодства, регламенту та національних стандартів, які регламентують роботу з документами.

3.5.    Бере участь у впровадженні та використанні інформаційно-телекомунікаційної системи діловодства в міській раді.

3.6. Організовує збереження документаційного фонду загального відділу та користування ним.

3.7. Бере участь у проведенні експертизи наукової і практичної цілісності документів при їх відборі на державне зберігання, готує справи до здачі в архівний відділ Калуської міської ради.

          3.8. Бере участь у підготовці та проведенні нарад у міського голови та керуючого справами виконавчого комітету міської ради з питань діловодства.

3.9. Здійснює приймання та попередній розгляд документів, забезпечує комп’ютерну реєстрацію оригіналів документів, їх облік, зберігання, оперативний пошук.

3.10.У разі запровадження електронного документообігу здійснює створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення та використання електронних документів із застосуванням електронного цифрового підпису.

3.11.  Забезпечує правильність оформлення вхідних і вихідних документів. Повертає виконавцям на доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог.

3.12.  Упорядковує закриті «до справи» керівництвом виконавчого комітету міської ради документи та формує їх у справи, відповідно до номенклатури справ.

3.13.  За дорученням керівництва виконавчого комітету міської ради  здійснює пошук необхідних документів, при потребі надає відповідну інформацію та готує копії цих документів.

3.14.  Передає за призначенням вхідну і вихідну кореспонденцію, оформляє реєстри.

3.15.  Вживає заходів щодо своєчасного повернення оригіналів документів до загального відділу, узагальнює дані про хід і результати цієї роботи.

3.16.  Готує звіти та інформаційні дані про документообіг.

3.17.  Надає методичну та практичну допомогу виконавчим органам міської ради, підприємствам, установам, що знаходяться в сфері управління міської ради, з питань діловодства.

 3.18. Завіряє печаткою документи, у випадках передбачених інструкцією з діловодства та іншими нормативними документами, і відповідає за зберігання та використання печатки «Загальний відділ», штампів, бланків листів виконавчого комітету Калуської міської ради та розпоряджень міського голови з основної діяльності, які знаходяться в загальному відділі.

3.19. Веде облік видачі та використання бланків листів виконавчого комітету Калуської міської ради та розпоряджень міського голови з основної діяльності.

          3.20.  Відповідно до вимог регламенту виконавчого комітету, інструкції з діловодства забезпечує редагування розпоряджень міського голови з дотриманням норм офіційно-ділового стилю, літературної української мови.

          3.21.  Приймає до редагування розпорядження міського голови з основної діяльності з усіма додатками та іншими документами, про які йдеться в тексті, попередньо завізовані начальниками виконавчих органів, головними розробниками, першим заступником та  заступниками міського голови, секретарем міської ради та керуючим справами виконавчого комітету  відповідно до розподілу функціональних обов'язків.

          3.22.  Веде облік та внесення в електронну базу  розпоряджень міського голови.

          3.23.  Перевіряє правильність заповнення виконавцями реєстрів розсилки розпоряджень міського голови, завіряє копії розпоряджень, які виготовили виконавці, печаткою «Загальний відділ» і передає згідно з реєстром розсилки.

          3.24.  У разі запровадження електронного документообігу, здійснює створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення та використання електронних документів (розпоряджень міського голови) з використанням електронного цифрового підпису.

          3.25.  За дорученням керівництва виконавчого комітету здійснює пошук необхідних розпоряджень міського голови у базі даних і, при потребі, надає відповідну інформацію, готує копії та витяги з цих документів.

          3.26.  Забезпечує формування документів (розпоряджень міського голови) у справи, відповідно до номенклатури справ відділу, їх зберігання та передачу їх в архівний відділ міської ради.

          3.27.  Веде облік видачі та використання бланків розпоряджень міського голови.

          3.28. Надає методичну і практичну допомогу виконавчим органам та структурним підрозділам міської ради, підприємствам, установам, що знаходяться в сфері управління міської ради, з питань підготовки і оформлення розпоряджень міського голови.

          3.29. Оформляє оригінали розпоряджень міського голови для переплетення їх у книги.

           3.30.  Здійснює постійний моніторинг виконання виконавчими органами та структурними підрозділами міської ради положень Законів України, актів та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, актів центральних органів виконавчої влади, розпоряджень та доручень голови Івано-Франківської обласної державної адміністрації, розпоряджень та доручень міського голови, запитів і звернень народних депутатів України, депутатів Івано-Франківської обласної ради та Калуської міської ради, отриманням від виконавців проміжної та підсумкової інформації при виконанні згаданих документів.

          3.31.  Здійснює у встановленому порядку взяття на контроль та облік завдань, реалізація яких передбачена відповідними актами та дорученнями Президента України, Кабінету Міністрів України, центральних органів виконавчої влади, запитами та зверненнями народних депутатів України та депутатів обласної ради, розпорядженнями та дорученнями міського голови.

          3.32.  Готує та надає відповідальним виконавцям щотижневі письмові нагадування, попередження щодо термінів виконання завдань.

          3.33.  Здійснює контроль за своєчасним надходженням інформаційних та інших матеріалів від виконавчих органів та структурних підрозділів міської ради про стан виконання документів та реагування на запити і звернення народних депутатів України, депутатів Івано-Франківської обласної ради.

          3.34.  Опрацьовує інформацію про виконання завдань контрольних документів щодо повноти і якості їх виконання, вносить пропозиції щодо зняття з контролю чи продовження термінів виконання документів.

          3.35.  Готує аналітичні та інформаційні матеріали міському голові або керуючому справами виконкому про порушення виконавської дисципліни в ході виконання актів та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, інших органів виконавчої влади вищого рівня, розпоряджень міського голови, вхідних документів, вносить пропозиції щодо притягнення до відповідальності посадових осіб, що допустили порушення.

          3.36.  Готує та подає в Івано-Франківську обласну державну адміністрацію звіт про систему організації та стану контролю у виконавчому комітеті міської ради.

3.37.  Готує розпорядження міського голови про стан виконання документів у виконавчих органах та структурних підрозділах міської ради.

          3.38.  Здійснює прийом, реєстрацію та попередній розгляд письмових, усних та електронних пропозицій, заяв і скарг громадян. Веде облік, забезпечує зберігання, оперативний пошук письмових, усних та електронних звернень, заяв, скарг громадян, які надійшли на ім'я міського голови.

          3.39.  Консультує громадян, які виявили бажання побувати на особистому прийомі у міського голови, інформує про порядок розгляду і вирішення їх питань.

           3.40.  За дорученням міського голови, керуючого справами направляє заяви, пропозиції та скарги громадян виконавчим органам, структурним підрозділам, підприємствам та установам, які знаходяться в сфері управління міської ради для розгляду та вирішення викладених  у зверненнях питань.

          3.41.  Відповідно до вимог чинного законодавства визначає терміни розгляду звернень громадян, що надійшли  на ім’я міського голови.

          3.42.  Здійснює, в установленому порядку, взяття на контроль та облік звернень громадян термін розгляду яких визначений згідно з вимогами Закону України «Про звернення громадян».

          3.43.  Інформує міського голову та керуючого справами про стан роботи із зверненнями громадян у виконавчих органах, структурних підрозділах міської ради, підприємствах, установах, що належать до сфери управління міської ради.

          3.44.  Отримує від виконавчих органів, структурних підрозділів міської ради, підприємств, установ, що належать до сфери управління міської ради інформацію (довідки, пояснення, інші документи) стосовно розгляду пропозицій, заяв і скарг громадян, на їх підставі готує аналітичні матеріали міському голові та керуючому справами виконавчого комітету.

          4.45. Аналізує та узагальнює звернення громадян, вивчає причини, що породжують скарги та заяви в органи влади вищого рівня, вносить пропозиції щодо усунення причин появи таких звернень.

          3.46.  Здійснює контроль за виконанням доручень міського голови, керуючого справами, рішень виконавчого комітету, розпоряджень міського голови щодо питань, які відносяться до роботи зі зверненнями громадян.

          3.47. Готує аналітичні матеріали про стан роботи зі зверненнями громадян .

          3.48. Інформує міського голову та керуючого справами про порушення виконавської дисципліни у роботі зі зверненнями громадян, вносить пропозиції щодо притягнення до відповідальності посадових осіб, що допустили тяганину, бюрократизм при розгляді звернень.

          3.49. Готує та подає в Івано-Франківську обласну державну адміністрацію статистичний звіт за підсумками роботи зі зверненнями громадян.

          3.50. За дорученням міського голови, керуючого справами здійснює організаційно-методичне керівництво роботою зі зверненнями громадян у виконавчих органах, структурних підрозділах міської ради, підприємствах, установах, що належать до сфери управління міської ради.

           3.51. За дорученням міського голови, керуючого справами перевіряє у виконавчих органах, структурних підрозділах міської ради, підприємствах, установах, що належать до сфери управління міської ради стан роботи зі зверненнями громадян та подає аналітичні довідки за результатами цих перевірок.

           3.52. Здійснює реєстрацію та веде облік запитів на публічну інформацію, що надійшли до виконавчого комітету в порядку, визначеному Законом України «Про доступ до публічної інформації».

           3.53.    Щоквартально готує та подає в Івано-Франківську обласну державну адміністрацію статистичний звіт про інформаційні запити на отримання публічної інформації, які надійшли до виконавчого комітету міської ради.

           3.54.  Здійснює реєстрацію та веде облік електронних петицій та петицій, які не небрали необхідної кількості голосів.

          3.55.  Організовує чергування відповідальних працівників апарату виконавчого комітету міської ради у вихідні та святкові дні.

 

 

Загальний відділ має право:

      4.1. Одержувати в установленому порядку від виконавчих органів та структурних підрозділів міської ради, комунальних підприємств, установ, організацій, підприємств, що належать до сфери управління міської ради,  інформацію, документи і матеріали, необхідні для виконання покладених на нього завдань.

      4.2. Залучати працівників органів виконавчої влади, підприємств, установ, організацій (за погодженням з їх керівниками), що належать до сфери управління міської ради, для розгляду питань, що належать до його компетенції.

      4.3. Організовувати і проводити наради, семінари, навчання з питань, що належать до його компетенції.

     4.4. Готувати розпорядження міського голови, виносити на розгляд виконавчого комітету міської ради проєкти рішень з питань, що віднесені до компетенції відділу.

     4.5. Вимагати від працівників виконавчих органів, структурних підрозділів міської ради, підприємств та установ, що належать до сфери управління міської ради, дотримання встановлених правил роботи з документами, запитами на публічну інформацію та зверненнями громадян, надавати пропозиції міському голові щодо усунення виявлених недоліків та притягнення до відповідальності винних у цьому осіб.

    4.6. Повертати на доопрацювання виконавчим органам та структурним підрозділам міської ради, підприємствам, установам, які знаходяться в сфері управління міської ради, проєкти листів, відповідей, розпоряджень міського голови, підготовлених з порушеннями вимог ведення діловодства.

 

5.1. За невиконання або неналежне виконання покладених на загальний відділ обов'язків, передбачених цим Положенням та посадовими інструкціями, працівники відділу несуть відповідальність в межах чинного законодавства.

 6. Взаємовідносини відділу з іншими виконавчими органами та структурними підрозділами міської ради

 6.1.    Загальний відділ, у процесі виконання покладених на нього завдань та обов'язків, взаємодіє з виконавчими органами та структурними підрозділами міської ради, старостинськими округами, комунальними підприємствами, установами, організаціями, підприємствами, об’єднаннями громадян і громадянами з питань, які належать до його компетенції відповідно до норм чинного законодавства.

 

 

Начальник загального відділу                                             Олена БУЖДИГАН