УКРАЇНА

КАЛУСЬКА МІСЬКА РАДА

РІШЕННЯ

31.10.2025 № 4643

Про перейменування архівного відділу Калуської міської ради в управління архівної справи Калуської міської ради м.Калуш (дев’яносто восьма сесія восьмого демократичного скликання)

Керуючись ст.ст. 25, 26, 38, 54 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», ст. ст. 13, 23, 29, 37 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», Правилами роботи архівних установ України, затверджені наказом Міністерства юстиції України 08.04.2013 № 656/5(із змінами),з метою приведення організаційної структури виконавчих органів Калуської міської ради у відповідність до фактичного обсягу виконуваних функцій та повноважень, забезпечення належного управління архівною справою, методичного супроводу та контролю у сфері діловодства, беручи до уваги клопотання начальника архівного відділу Калуської міської ради Володимира Корнаги від 03 жовтня 2025 року №01.1-16/109, враховуючи рекомендації постійної комісії міської ради з питань гуманітарної роботи, законності та антикорупційної політики, міська рада

ВИРІШИЛА:

1. Перейменувати Архівний відділ Калуської міської ради (код ЄДРПОУ 39735494) в Управління архівної справи Калуської міської ради.
2. Затвердити Положення про управління архівної справи Калуської міської ради (додається).
3. Начальнику управління архівної справи Калуської міської ради (Володимир Корнага) забезпечити здійснення організаційно-правових заходів, пов’язаних із виконанням рішення у відповідності до вимог чинного законодавства.
4. Рішення міської ради від 25.09.2025 року № 4547«Про нову редакцію Положення про Архівний відділ Калуської міської ради», вважати таким, що втратило чинність.
5. Контроль за виконанням рішення покластинапостійну комісію міської ради з питань гуманітарної роботи, законності та антикорупційної політики та керуючого справами виконавчого комітету Калуської міської ради Олега Савку.

        Міський голова                             Андрій НАЙДА

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                               ЗАТВЕРДЖЕНО

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                рішення міської ради                                             
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                 31.10.2025 № 4643

ПОЛОЖЕННЯ

ПРО УПРАВЛІННЯ АРХІВНОЇ СПРАВИ

КАЛУСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ

м. Калуш

2025

I. Загальні положення

1.1.Управління архівної справи Калуської міської ради (надалі –Управління) утворене Калуською міською радою, код ЄДРПОУ – 39735494, є виконавчим органом Калуської міської ради, підконтрольне та підзвітне Калуській міській раді, виконавчому комітету Калуської міської ради, міському голові,а з питань здійснення делегованих повноважень органів виконавчої влади також підконтрольне Державному архіву Івано-Франківської області, Державній архівній службі України.

1.2. Управління утворене з метою забезпечення зберігання документів Національного архівного фонду, що мають місцеве значення, управління архівною справою та діловодством на території Калуської міської територіальної громади та централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних осіб і фізичних осіб та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду.

1.3. Управління архівної справи Калуської міської ради є правонаступником Архівного відділу Калуської міської ради у частині прав та обов’язків відповідно до законодавства України.

1.4. У своїй діяльності Управління керується Конституцією та законами України, указами Президента України та постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, актами Кабінету Міністрів України, наказами Міністерства юстиції, Державної архівної служби України, Державного архіву Івано-Франківської області, рішеннями Калуської міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови та даним Положенням про Управління архівної справи Калуської міської ради.

З питань організації та методики ведення архівної справи Управління керується правилами, положеннями, інструкціями, методичними рекомендаціями Державної архівної служби України, Державного архіву Івано-Франківської області.

1.5. Функціонування Управління здійснюється за рахунок коштів бюджету Калуської міської територіальної громади.

1.6. Управління архівної справи Калуської міської ради є юридичною особою публічного права (ідентифікаційний номер в ЄДРПОУ – 39735494), має печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням, власні бланки, рахунки в органах Казначейства. Управління є неприбутковою організацією.

II. Основні завдання

2.1. Основні завдання Управління:

1) здійснення управління архівною справою і діловодством на території Калуської міської територіальної громади;

2) координація діяльності органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій (далі - юридичні особи), приватних архівних установ, заснованих фізичними особами та/або юридичними особами приватного права (далі - приватні архіви), архівних установ, створених для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на території Калуської міської територіальної громади, та інших документів, що не належать до Національного архівного фонду (далі - трудові архіви), з питань архівної справи і діловодства;

3) внесення до Національного архівного фонду архівних документів, що мають місцеве значення, ведення їх обліку, зберігання та використання відомостей, що в них містяться;

4) здійснення контролю за діяльністю архівних установ і служб діловодства, забезпечення додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

5) забезпечення централізованого тимчасового зберігання архівних документів нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб — підприємців та інших документів, що не належать до Національного архівного фонду.

III.Управління відповідно до покладених на нього завдань:

1) складає і подає на затвердження Державним архівом Івано-Франківської області, в установленому порядку,проєкти міських програм з розвитку архівної справи, забезпечує їх виконання;

2) складає плани розвитку архівної справи і звіти про їх виконання, подає їх міському голові та Державному архіву Івано-Франківської області;

3) забезпечує зберігання, облік і охорону:

документів Національного архівного фонду на різних носіях інформації, переданих Управлінню органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями незалежно від форми власності, об’єднаннями громадян, громадськими спілками, релігійними організаціями, які діють (діяли) на території Калуської міської територіальної громади;

документів особового походження;

друкованих, ілюстративних та інших матеріалів, що використовуються для довідково-інформаційної роботи;

облікових документів і довідкового апарату до них;

4) організовує роботу, пов’язану з внесенням профільних документів до Національного архівного фонду або вилученням документів з нього;

5) проводить в установленому порядку облік, обстеження та аналіз діяльності архівних установ, які створені на території Калуської міської територіальної громади, незалежно від форми власності та підпорядкування;

6) інформує Державний архів Івано-Франківської області про виявлення архівних документів, що не мають власника або власник яких невідомий, а також про здійснення продажу документів Національного архівного фонду з метою реалізації переважного права держави на їх придбання;

7) подає на затвердження Державному архіву Івано-Франківської області списки джерел формування Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування Управління;

8) здійснює облік юридичних і фізичних осіб - джерел формування Національного архівного фонду та юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування Управління, на підставі затверджених списків;

9) перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, зокрема об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи шляхом проведення планових та позапланових перевірок, надання зазначеним підрозділам і службам методичної допомоги в організації діловодства та зберіганні документів;

10) здійснює зведений облік архівних документів, що зберігають органи державної влади, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації міста, подає належні відомості про ці документи Державному архіву Івано-Франківської області;

11) організовує та забезпечує на договірних засадах послуги підприємствам, установам та організаціям, незалежно від форми власності та підпорядкування, з упорядкування документів та розроблення методичних посібників з архівної справи та діловодства;

12) створює і вдосконалює довідковий апарат до документів Національного архівного фонду;

13) видає архівні довідки, копії документів, витяги, забезпечує розгляд запитів фізичних і юридичних осіб; переглядає в установленому порядку рішення про обмеження доступу до документів; на вимогу фізичних осіб забезпечує долучення до архівних документів письмового обґрунтованого спростування або додаткових відомостей у разі виявлення в них недостовірної інформації про особу;

14) вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних установ.

IV.Права

4.1.Управління має право:

1) здійснювати контроль за дотриманням юридичними і фізичними особами вимог щодо проведення експертизи цінності архівних документів, що перебувають у їхньому володінні понад 50 років від часу створення, а також у разі наміру їх відчуження чи вивезення за межі України;

2) отримувати в установленому порядку документи від юридичних осіб з метою виявлення документів, що підлягають внесенню до Національного архівного фонду, крім тих, що містять інформацію з обмеженим доступом;

3) для розгляду питань, пов’язаних з проведенням попередньої експертизи цінності документів та подання її результатів на розгляд експертно-перевірної комісії Державного архіву Івано-Франківської області створити постійно діючу експертну комісію Управління.

Положення та персональний склад експертної комісії затверджується начальником Управління на підставі Типового положення про експертну комісію архівного відділу районної, районної у мм. Києві і Севастополі державної адміністрації, міської ради (із змінами), затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 19 червня 2013 року № 1226/5.

4) проводити попередню експертизу цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання та подання на розгляд експертної комісії Управління проєктів номенклатури справ, положення про експертну комісію, інструкції з діловодства, описів справ постійного зберігання, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ з кадрових питань (особового складу), актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, актів про вилучення документів з Національного архівного фонду, актів про невиправні пошкодження документів Національного архівного фонду, актів про невиправні пошкодження документів тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) установ, організацій та підприємств, незалежно від форми власності, що знаходяться у зоні комплектування Управління;

5) проводити планові та позапланові перевірки архівних підрозділів і служб діловодства у державних установах/закладах, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та організаціях незалежно від форми власності, об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, а також трудових, приватних архівів з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи;

6) звертатися до суду з позовом про позбавлення власника документів Національного архівного фонду, який не забезпечує належну їх збереженість, права власності на ці документи;

7) порушувати в установленому порядку питання про зупинення діяльності архівних установ, які не забезпечують збереженість документів Національного архівного фонду;

8) порушувати в порядку, встановленому законодавством, питання про притягнення до відповідальності працівників архівних установ, користувачів документами Національного архівного фонду та інших осіб, винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, а також про відшкодування ними збитків, заподіяних власнику документів Національного архівного фонду або уповноваженій ним особі;

9) формувати ціни на роботи і послуги, що виконуються Управлінням;

10)здійснювати використання коштів спеціального фонду (плата за послуги бюджетних установ) на фінансування видатків, необхідних для забезпечення функціонування управління, відповідно до затвердженого кошторису та вимог законодавства.

11) брати участь у міжнародних та вітчизняних грантових програмах, спрямованих на розвиток архівної справи, діловодства, збереження документів та підвищення професійної компетентності працівників Управління.

V.Організація діяльності та структура Управління

5.1. Управління очолює начальник, який призначається на посаду і звільняється з посади міським головою відповідно до Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування». Начальник Управління може мати заступника, який призначається на посаду та звільняється з посади міським головою.

5.2. Начальник Управління:

1) організовує діяльність Управління, персонально відповідає за виконання покладених на управління завдань;

2) розподіляє завдання між працівниками Управління, контролює їх виконання;

3) вирішує відповідно до законодавства питання щодо доступу користувачів до документів, що знаходяться на зберіганні;

4) здійснює особистий прийом юридичних і фізичних осіб з питань, що належать до компетенції Управління та вживає заходів щодо своєчасного розгляду запитів, звернень та скарг;

5) видає у межах компетенції Управління накази, організовує і контролює їх виконання;

6) представляє від імені Калуської міської ради та виконавчого комітету Калуської міської ради (самопредставництво органу місцевого самоврядування) інтереси Управління в місцевих, апеляційних та вищих судах усіх юрисдикцій, зокрема у Верховному Суді, Вищому суді з питань інтелектуальної власності та Вищому антикорупційному суді, з використанням прав, наданих Цивільним, Господарським (перехідні положення), Кримінальним процесуальними кодексами та Кодексом адміністративного судочинства України.

7) представляє Управління з усіх питань, пов’язаних з його діяльністю у відносинах з органами державної влади та органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами, організаціями,незалежно від форми власності;

8) затверджує положення про структурний підрозділ Управління та посадові інструкції працівників;

9) вносить пропозиції міському голові щодо розвитку архівної справи на території Калуської міської територіальної громади;

10) розробляє проекти нормативно-правових актів (рішень міської ради, рішень виконавчого комітету, розпоряджень міського голови) з питань, що  відносяться до компетенції Управління.

Начальник Управління здійснює інші повноваження відповідно до Положення про управління архівної справи, а також завдань, покладених на нього рішеннями Калуської міської ради, її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови.

5.3. Службові обов’язки працівників Управління визначаються посадовими інструкціями, що затверджуються начальником Управління.

5.4. Граничну чисельність, фонд оплати праці працівників та видатки на утримання Управління архівної справи затверджує міська рада. Штатний розпис та кошторис Управління затверджує міський голова. Оплата праці працівників Управління здійснюється згідно з чинним законодавством України.

5.5.До складу Управління входить сектор трудового архіву.

5.6. Сектор трудового архіву очолює завідувач сектору, який безпосередньо підпорядкований начальнику Управління.

5.7. Положення про сектор трудового архіву затверджується начальником Управління.

VI.Відповідальність

6.1. Персональну відповідальність за роботу Управління архівної справи Калуської міської ради та належне виконання покладених на нього завдань та функцій несе начальник Управління.

6.2. Персональну відповідальність за роботу сектору трудового архіву Управління та належне виконання покладених на нього завдань та функцій несе завідувач сектору трудового архіву.

6.3. Головний бухгалтер Управління несе відповідальність за організацію та ведення бухгалтерського обліку, складання фінансової звітності, а також за кадрову роботу в Управлінні.

6.4. Працівники Управління можуть бути притягнуті до цивільно-правової, адміністративної, кримінальної, матеріальної та дисциплінарної відповідальності у випадках та в порядку, передбачених чинним законодавством України.

6.5. Працівники Управління несуть відповідальність за несвоєчасне та неналежне виконання обов’язків, передбачених цим Положенням, посадовими інструкціями в порядку, визначеному чинним законодавством України.

VII. Взаємовідносини з виконавчими органами, установами, організаціями та іншими суб’єктами господарювання

7.1. Управління у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з управліннями, відділами та іншими виконавчими органами Калуської міської ради, депутатами, старостами, постійними і тимчасовими контрольними комісіями, підприємствами, установами, організаціями незалежно від форми власності, об’єднаннями громадян, місцевими органами виконавчої влади та правоохоронними органами;

7.2. Управління має право залучати спеціалістів виконавчих органів, структурних підрозділів міської ради, підприємств, установ, організацій та об’єднань громадян (за погодженням з їх керівниками) для участі у нарадах та розгляду питань, що належать до його компетенції.

7.3. Управління за згодою міського голови та/або керуючого справами виконавчого комітету Калуської міської ради може брати участь у спільній роботі з органами місцевого самоврядування, надаючи консультативну та практичну допомогу з питань, що входять до його сфери діяльності.

7.4. Для виконання покладених завдань Управління має право звертатися до виконавчих органів та структурних підрозділів міської ради з питань, що стосуються організації архівної справи та діловодства, з метою отримання необхідної інформації.

VIІI. Заключні положення

7.1. Рішення про ліквідацію, реорганізацію (злиття, приєднання, поділ, перетворення) Управління приймається Калуською міською радою, а у випадках, передбачених законодавством України, в судовому порядку.

7.2. Реорганізація та ліквідація Управління проводиться у порядку, визначеному законодавством України.

7.3. Зміни та доповнення до Положення про управління архівної справи вносяться відповідно до процедури розгляду питань у Калуській міській раді, передбаченої Регламентом роботи Калуської міської ради.