Про затвердження Порядку
організації договірної роботи
у виконавчих органах
Калуської міської ради
 
Відповідно до ст. 40 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», Цивільного кодексу України, Господарського кодексу України, з метою запровадження єдиного порядку ведення договірної роботи у виконавчих органах Калуської міської ради міська рада вирішила:
1. Затвердити Порядок організації договірної роботи у виконавчих органах Калуської міської ради (далі Порядок) згідно з додатком.
2. Керівникам виконавчих органів Калуської міської ради забезпечити виконання вимог Порядку організації договірної роботи у виконавчих органах Калуської міської ради відповідно до повноважень.
3. Керівникам виконавчих органів Калуської міської ради зі статусом юридичної особи, які є головними розпорядниками бюджетних коштів, керуватись Порядком організації договірної роботи  у виконавчих органах Калуської міської ради щодо організації договірної роботи з урахуванням специфіки діяльності.
4. Дане рішення набирає чинності з моменту його оприлюднення.
5. Відділу організаційно-правової роботи Калуської міської ради довести дане рішення до відома керівників виконавчих органів міської ради.
6. Контроль за виконанням цього рішення покласти на секретаря міської ради, першого заступника міського голови,  керуючого справами виконавчого комітету міської ради та заступників міського голови відповідно до розподілу посадових обов’язків.
 
Міський голова                                                  Андрій Найда
 
 
    1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
1.1. Порядок організації договірної роботи у виконавчих органах Калуської міської ради (далі-Порядок) розроблений відповідно до Цивільного кодексу України, Господарського кодексу України, законодавства у сфері закупівлі товарів, робіт і послуг за кошти місцевого бюджету, інших законодавчих та нормативно-правових актів і встановлює порядок підготовки проєктів договорів, їх укладання та здійснення контролю за їх виконанням у виконавчих органах Калуської міської ради.
1.2. Цей Порядок є обов’язковим для виконання виконавчими органами Калуської міської ради щодо договорів, стороною в яких виступає Калуська міська рада та її виконавчий комітет.
1.3. Цей Порядок є примірним для виконавчих органів Калуської міської ради зі статусом юридичної особи стосовно договорів, стороною в яких виступає Калуська міська рада та її виконавчий комітет щодо організації договірної роботи з урахуванням специфіки їх діяльності.
1.4. Порядок є обов'язковим для виконання посадовими особами та працівниками, які беруть участь у веденні договірної роботи.
1.5. У кожному виконавчому органі Калуської міської ради, який бере участь у веденні договірної роботи, керівником структурного підрозділу призначаються відповідальні особи за виконання цієї роботи.
1.6. Для цілей даного Порядку  до договірної роботи належить:
- підготовка договорів та розгляд проєктів договорів, що надійшли від іншої сторони (контрагента);
- погодження (візування) проєктів договорів працівниками виконавчих органів Калуської міської ради;
- контроль за виконанням договорів;
- реєстрація та зберігання укладених договорів.
1.7. Договори, додаткові угоди або протоколи розбіжностей, протоколи узгодження розбіжностей до них, угоди про розірвання договору тощо (надалі – договори) та документи, що є додатками, супроводжуючими до цих договорів, складаються в письмовій формі державною мовою (окрім випадків, визначених чинним законодавством України).
1.8. Даний Порядок розповсюджується також на меморандуми, протоколи про наміри, інші подібні угоди, відповідальними за підготовку яких є виконавчі органи Калуської міської ради в межах наданих повноважень, якщо інша процедура не встановлена чинними нормативними актами України.
1.9. Дія Порядку не поширюється на договори, порядок укладення яких регулюється законодавством про працю.
 
 2. ПЕРЕДДОГОВІРНА РОБОТА
2.1. Проєкт договору готується відповідним виконавчим органом Калуської міської ради, до компетенції якого належать питання, що становлять предмет договору (далі – уповноважений орган, що супроводжує договір).
 2.2. Проєкт договору може розроблятися будь-якою зі сторін, що домовляються, крім типових договорів, затверджених Кабінетом Міністрів України, чи у випадках, передбачених законом, іншим органом державної влади, коли сторони не можуть відступати від змісту типового договору, але мають право конкретизувати його умови.
2.3. У випадку розроблення проєкту договору контрагентом, виконавчий орган Калуської міської ради, до компетенції якого належать питання, що становлять предмет договору, залишається відповідальним за підготовку (розгляд та погодження/візування) проєкту договору з дотриманням вимог цього Порядку та норм чинного законодавства України.
2.4. Проєкти договорів, окрім встановлених нормативними актами випадків, розробляються (розглядаються) уповноваженими органами після проведення та оформлення всіх необхідних процедур та визначення контрагента, з яким буде укладено договір. Визначення контрагента здійснюється у встановленому законодавством порядку з дотриманням принципів добросовісної конкуренції серед суб’єктів господарювання та інших осіб, їх недискримінації, об’єктивної та неупередженої оцінки їх пропозицій.
2.5. Уповноважений орган, що супроводжує договір, перед укладенням договору проводить попередню перевірку умов проєктів договорів, їх економічної ефективності та доцільності (у т.ч. шляхом попереднього узгодження питання можливості придбання товарів (послуг, робіт тощо) з відділом бухгалтерського обліку і звітності (бухгалтером) відповідного виконавчого органу Калуської міської ради, питання відповідності найбільш  економічно вигідній пропозиції – з управлінням економічного розвитку Калуської міської ради (відповідно до Положення про управління економічного розвитку міста, затвердженого рішенням Калуської міської ради 31.01.2019 №2076), а також проведення консультацій з іншими виконавчими органами Калуської  міської ради в межах їх повноважень для з’ясування питань, які стосуються проєкту договору, а саме надання контрагентом документів та іншої інформації щодо правовстановлюючих документів контрагента, повноваження осіб, які укладають договір, документи що підтверджують право здійснювати певний вид діяльності, у тому числі наявність ліцензії, дозволів, сертифікатів, інформацію про банківські реквізити, тощо ).
 
 
3. РОЗРОБКА ПРОЄКТУ ДОГОВОРУ
3.1. Обов’язки сторін за договором оформлюються таким чином, щоб забезпечити повну та чітку регламентацію взаємовідносин між сторонами з дотриманням чинного законодавства України. Усі умови договору мають бути викладені якомога детальніше щоб не допускати неоднозначного тлумачення. Договір чи його окремі умови, що суперечать чинному законодавству, є недійсними.
3.2. Проєкт Договору є підготовленим, якщо сторони в належній формі досягли згоди з усіх істотних умов договору. Істотними умовами договору є умови про предмет договору, умови, що визначені законом як істотні або є необхідними для договорів даного виду, а також усі ті умови, щодо яких за заявою хоча б однієї зі сторін має бути досягнуто згоди.
3.3. При розробці проєктів договорів (розгляді проєктів договорів, наданих контрагентом) уповноважений орган, який супроводжує договір, зобов’язаний вивчити з цього питання чинне законодавство України, рішення Калуської міської ради, її виконавчого комітету, розпорядження міського голови та інші документи. Проєкт договору повинен бути відредагованим, викладеним за загальними правилами правопису, відповідати вимогам нормативних актів та юридичної техніки, не допускати неоднозначного тлумачення. При розробці проєкту договору уповноважений орган, що супроводжує договір, зобов’язаний використовувати положення чинних редакцій нормативно-правових актів України. Текст проєкту договору повинен бути юридично та стилістично витриманий.
3.4. Розроблений з урахуванням вимог чинних нормативно-правових актів проєкт договору уповноважений орган, що супроводжує договір, передає для погодження (візування) іншим виконавчим органам Калуської міської ради, уповноваженим посадовим особам разом із документами, які пов’язані з його укладенням та стосуються договору (зокрема, у разі наявності: розпорядчі документи (акти) органів та посадових осіб місцевого самоврядування (органів державної влади), на виконання яких укладається договір, тендерна документація чи її проєкт, пропозиції контрагента тощо).
 
 
4. ПОГОДЖЕННЯ (ВІЗУВАННЯ) ПРОЄКТУ ДОГОВОРУ
4.1. Скріплений та пронумерований уповноваженим органом, що супроводжує договір, проєкт договору направляється на подальше погодження (візування) згідно з положеннями цього розділу.
4.2. Проєкт договору підлягає обов’язковому візуванню посадовими особами, які беруть участь у його підготовці та організації виконання даного договору. Посадові особи, які візують договір, є відповідальними за достовірність і повноту інформації, вказаної в договорі, а також відповідність складеного проєкту договору до чинного законодавства.
4.3. Візування проєкту договору складається з проставлення відповідною посадовою особою візи. Віза містить: найменування посади особи, що візує документ, її особистий підпис, ініціали та прізвище, дату візування.
4.4. Візи проставляються на зворотному боці останнього аркуша проєкту Договору.
 4.5. У разі наявності до проєкту Договору зауважень і пропозицій вони викладаються на окремому аркуші, про що робиться відповідна відмітка:
«Начальник відповідного виконавчого органу
Дата, підпис,прізвище та ініціали
Зауваження і пропозиції додаються».
4.6. Підготовлений проєкт Договору візується у наступному порядку:
1) керівником (особою, яка виконує обов’язки керівника) виконавчого органу Калуської міської ради, до компетенції якого належать питання, що становлять предмет договору;
2) посадовою особою виконавчого органу Калуської міської ради, до компетенції якого належать питання, що становлять предмет договору, на яку покладено обов’язки ведення договірної роботи (за наявності такої особи);
3) юридичним відділом (юристом) відповідного виконавчого органу Калуської міської ради відповідно до пункту 4.9. цього Порядку;
4) управлінням економічного розвитку міста Калуської міської ради у випадках, визначених пунктом 4.8. цього Порядку;
5) начальником відділу бухгалтерського обліку і звітності (бухгалтером) відповідного виконавчого органу Калуської міської ради;
6) головою або/та секретарем тендерного комітету при відповідному виконавчому органі Калуської міської ради щодо  дотримання вимог Закону України “Про публічні закупівлі” (у випадку проведення процедур закупівель);
7) уповноваженою особою відповідальною за організацію та проведення спрощених закупівель, здійснення закупівель товарів, робіт і послуг, вартість яких не перевищує 50 тисяч гривень, здійснення закупівель без застосування порядку проведення спрощених закупівель у випадках, визначених ч. 7 ст. 3 Закону України “Про публічні закупівлі”, за умови що вартість такого придбання товару (товарів), послуги (послуг) перевищує 50 тис. грн та є меншою 200 тис. грн., а робіт – дорівнює або перевищує 50 тис. грн. та є меншою 1,5 млн. грн., а також придбання товарів з використанням електронного каталогу Prozorro Market відповідного виконавчого органу Калуської міської ради;
8) секретарем міської ради, першим заступником міського голови,  керуючим справами виконавчого комітету або заступником міського голови відповідно до розподілу посадових обов’язків. При необхідності до візування залучаються інші керівники виконавчих органів Калуської міської ради, а також керівники комунальних підприємств, установ, організацій, інтересів яких стосується проєкт договору.
4.7. Відділ бухгалтерського обліку та звітності (бухгалтер) відповідного виконавчого органу Калуської міської ради перед візуванням проєктів договорів погоджує проєкти договорів на предмет відповідності предмета закупівлі затвердженим планам річних закупівель та визначає: чи передбачені в кошторисі кошти щодо видатків на момент укладання договору, ціну, порядок та строки проведення оплати та правильність зазначення платіжних реквізитів відповідного виконавчого органу Калуської міської ради, а також визначення  виду закупівлі (процедури) для подальшого оприлюднення через авторизований майданчик на веб-порталі Уповноваженого органу з питань електронних закупівель Prozorro відповідно до Закону України “Про публічні закупівлі”.
4.8. Управління економічного розвитку міста Калуської міської ради погоджує проєкти договорів відповідності найбільш  економічно вигідній пропозиції, відповідно до Положення про управління економічного розвитку міста Калуської міської ради, затвердженого рішенням Калуської міської ради 31.01.2019 №2076.
4.9. Юридичний відділ (юрист) відповідного виконавчого органу Калуської міської ради перед візуванням проєктів договорів перевіряє їх на відповідність чинному законодавству України, загальноприйнятим вимогам юридичної техніки та недопущенню неоднозначного тлумачення, а також відповідності цьому Порядку. Проведення правової оцінки додатків до проєкту Договору юридичним відділом (юристом) відповідного виконавчого органу Калуської міської ради не здійснюється.
4.10. Секретар міської ради, перший заступник міського голови,  керуючий справами виконавчого комітету чи заступник міського голови відповідно до розподілу посадових обов’язків погоджують (візують) проєкти договорів на предмет остаточного вирішення доцільності укладення договору на визначених умовах у залежності від виду договору.
4.11. У разі укладення договору, пов’язаного з капітальним будівництвом (реконструкцією), ремонтом (у тому числі поточним), перевірка правильності кошторисної документації здійснюється уповноваженою особою відповідного виконавчого органу Калуської міської ради.
4.12. Суб’єкти, зазначені в пункті 4.6. цього розділу Порядку, зобов’язані в найкоротші строки розглянути та завізувати проєкт договору, що, як правило, не може перевищувати п’яти робочих днів. Проєкт договору може розглядатися більше вказаного строку в разі наявності поважних причин неможливості його візування відповідно до положень зазначеного розділу Порядку з поданням письмового пояснення керівнику відповідного виконавчого органу Калуської міської ради відповідальної особи, яка супроводжує договір. Під час погодження (візування) проєкту договору, обов’язково заповнюється картка руху проєкту договору (додаток  до Порядку).
4.13. На вимогу суб’єктів, зазначених у пункті 4.6. цього розділу Порядку, уповноважений орган повинен надати аргументовану інформацію відносно змісту проєкту договору та можливих наслідків його укладення, відповідності видаткам міського бюджету та іншої інформації, яка має значення при погодженні проєкту договору.
4.14. У разі необхідності на проєкти договорів можуть складатися письмові інформації, висновки, зауваження, пропозиції тощо, які додаються до проєктів договорів, і в подальшому є основою для підготовки уповноваженим органом протоколу розбіжностей до договору тощо, в разі наявності відповідного доручення (вказівки, резолюції) міського голови, секретаря міської ради, першого заступника міського голови, керуючого справами виконавчого комітету чи заступника міського голови відповідно до  розподілу посадових обов’язків.
4.15. У разі отримання зауважень, пропозицій тощо до проєкту договору, відповідні уповноважені органи опрацьовують їх з секретарем міської ради, першим заступником міського голови, керуючим справами виконавчого комітету чи заступником міського голови відповідно до  розподілу посадових обов’язків, вносять необхідні зміни до тексту проєкту договору та погоджують їх з посадовою особою, що надала зауваження, та контрагентом, у разі необхідності – складають протокол розбіжностей до договору тощо.
 
5. ПІДПИСАННЯ ДОГОВОРУ
5.1. Упорядковані, пронумеровані та погоджені (завізовані) проєкти договорів подаються уповноваженим органом, що супроводжує договір,  на підпис міському голові (керівнику відповідного виконавчого органу) разом із карткою руху проєкту договору, виключно за наявності всіх передбачених розділом 4  цього Порядку погоджень.
5.2. У разі укладення міським головою договорів з питань, віднесених до виключної компетенції Калуської міської ради, міський голова подає їх на затвердження міської ради.
 
 
6. РЕЄСТРАЦІЯ ТА ЗБЕРІГАННЯ ДОГОВОРІВ
6.1. Реєстрація договорів ведеться у журналі реєстрації договорів (або в електронній формі) у відділі бухгалтерського обліку і звітності (бухгалтера) відповідного виконавчого органу Калуської міської ради, який містить наступні графи (розділи): 1) порядковий номер; 2) дата укладення договору; 3) найменування контрагента; 4) предмет договору; 5) строк дії договору; 6) виконавець договору (уповноважений орган, що супроводжує договір); 7) примітка (порядковий номер та дата укладення додаткової угоди, протоколу розбіжностей до договору, угоди про розірвання договору тощо (у разі наявності).
6.2. Договору присвоюється реєстраційний номер, який обов’язково складається із порядкового номера, зазначеного в журналі реєстрації договорів (електронній формі) та року, в якому договір укладений. У випадку, якщо сторона контрагента присвоює власний номер договору, то такий номер проставляється через похилу лінію (в будь якому порядку).
6.3. Після реєстрації договору в журналі реєстрації договорів (або в електронній формі) відділом бухгалтерського обліку і звітності (бухгалтером) відповідного виконавчого органу Калуської міської ради оприлюднюється в електронній системі закупівель Prozorro відповідно до Закону України “Про публічні закупівлі”, забезпечується їх реєстрація в органі Державної казначейської служби України після чого оприлюднюється на  Edata та відправляється на зберігання. Копії договору та картки руху проєкту договору залишаються в органі, який веде їх реєстрацію для забезпечення належного виконання. Копії договорів, разом із карткою руху проєкту договору додатково зберігаються у виконавчому органі Калуської міської ради, до компетенції якого належать питання, що становлять предмет договору. Картка руху проєкту договору зберігається разом з договором, який було погоджено.
6.4. Меморандуми, протоколи про наміри, інші подібні угоди, відповідальними за підготовку яких є виконавчі органи Калуської міської ради зберігаються в управлінні економічного розвитку міста Калуської міської ради.
6.5. Додатковим угодам, протоколам розбіжностей до договорів, угодам про розірвання договору тощо власний реєстраційний номер не присвоюється. Відділом бухгалтерського обліку і звітності (бухгалтером) відповідного виконавчого органу Калуської міської ради присвоюється їм порядковий номер (наприклад, якщо протягом дії основного договору сторони вперше внесли зміни до договору шляхом оформлення до нього додаткової угоди, то цій додатковій угоді присвоюється номер 1, якщо вдруге – 2 і т.д.), про що робиться відмітка в журналі реєстрації договорів (або в електронній формі).
 
7. ПІДСТАВИ ДЛЯ ЗМІНИ АБО РОЗІРВАННЯ ДОГОВОРУ
7.1. Зміна або розірвання договору допускається лише за згодою сторін, якщо інше не встановлено договором або законом, та вчиняється в такій самій формі, що й договір, який змінюється або розривається, якщо інше не встановлено договором або законом, чи не випливає зі звичаїв ділового обороту. Сторона договору, яка вважає за необхідне змінити або розірвати договір, повинна надіслати пропозицію про це другій стороні.
7.2. Сторона, яка одержала пропозицію про зміну або розірвання договору, повинна повідомити про результати її розгляду другу сторону письмово в порядку та строки, визначені чинним законодавством України або домовленістю сторін. Якщо сторони не досягли згоди щодо зміни або розірвання договору, а також у разі неодержання відповіді у встановлений строк, з урахуванням часу поштового обігу, уповноважений орган, що супроводжує договір, має право подати службову записку з обґрунтуванням до юридичного відділу (юристу) відповідного виконавчого органу міської ради для врегулювання спору в судовому порядку.
7.3. У випадку виникнення необхідності внесення за згодою сторін змін до договору, проєкт таких змін (додаткової угоди до договору) готується (розглядається) уповноваженим органом, який визначений цим Порядком для підготовки проєктів договорів (виконавчий орган, що супроводжує договір). У такому ж порядку уповноважений орган, що супроводжує договір, готує (розглядає) проєкт угоди про розірвання договору.
7.4. Договір може бути змінено або розірвано за рішенням суду на вимогу однієї зі сторін у разі істотного порушення умов договору другою стороною, а також в інших випадках, встановлених договором або законом.
 
8. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕННЯ ВИКОНАННЯ ДОГОВІРНИХ ЗОБОВ’ЯЗАНЬ ТА ПРОВЕДЕННЯ РОЗРАХУНКІВ
8.1. Приймання товарів, наданих послуг та виконаних робіт здійснюється з оформленням відповідних документів (накладних, актів тощо) в порядку, встановленому чинним законодавством України.
8.2. Акт приймання-передачі візується уповноваженим органом, відповідальним за укладення договору, і передається на підпис особі, яка підписала договір. Візування уповноваженого органу, відповідального за укладення договору, засвідчує про те, що товари (послуги, роботи) відповідають саме тим умовам, які вказані в договорі.
8.3. За необхідності, у випадках передбачених законодавством та договором, для приймання товарів (послуг, робіт) може створюватися відповідна комісія.
8.4. Розрахунки за передані товари (надані послуги, виконані роботи) здійснюються відповідно до визначеної договором вартості з урахуванням виконання сторонами договірних зобов'язань та строків платежів (за умови поетапності виконання договору).
8.5. Акт приймання-передачі (накладна, тощо) разом із договором та додатками підлягає передачі до відділу бухгалтерського обліку і звітності (бухгалтеру) відповідного виконавчого органу Калуської міської ради для перевірки на предмет належного виконання та оплати, де і зберігається.
 
9. ПОВНОВАЖЕННЯ УПОВНОВАЖЕНОГО ОРГАНУ, ЩО  СУПРОВОДЖУЄ ДОГОВІР
9.1. Уповноваженим органом, який супроводжує договір у сфері організації договірної роботи забезпечується:
1) оформлення договірних взаємовідносин, підготовка проєктів договорів, неухильне дотримання вимог чинних нормативних актів при їх підготовці;
2) перевірка достовірності інформації, закладеної в основу проєкту договору;
3) додержання умов договорів, у т.ч. щодо якості, кількості, асортименту, комплектності тощо придбаних товарів, якості та обсягу наданих послуг та виконаних робіт, що відображається в актах приймання-передачі та документах, які, при наявності, додаються (накладних, актах виконаних робіт тощо).
4) своєчасність оформлення документів, необхідних для виконання договірних зобов’язань (довіреностей, актів приймання-передачі, актів виконаних робіт чи наданих послуг, накладних тощо);
5) організація збору необхідних даних;
6) контроль за виконанням договірних зобов’язань;
7) виконання інших обов’язків, передбачених договором та іншими нормативними актами.
 
10. КОНТРОЛЬ ТА ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ ЗА ДОДЕРЖАННЯМ ВИМОГ ВЕДЕННЯ ОРГАНІЗАЦІЇ ДОГОВІРНОЇ РОБОТИ
10.1. Уповноважений виконавчий орган міської ради, що  супроводжує договір, здійснює контроль за своєчасністю підготовки та  візування,  виконанням договору (у тому числі за строками виконання), а відділ бухгалтерського обліку і звітності (бухгалтер) відповідного виконавчого органу Калуської міської ради та управління економічного розвитку міста Калуської міської ради – за дотриманням грошової та фінансової дисципліни.
10.2. Секретарем міської ради, першим заступником міського голови, керуючим справами виконавчого комітету або заступниками міського голови відповідно до розподілу посадових обов’язків забезпечується організація контролю за своєчасним та якісним виконанням підпорядкованими виконавчими органами Калуської міської ради умов, передбачених у договорі.
10.3. Відповідальність за ведення договірної роботи: розроблення, погодження, укладення та виконання договору, перевірку відповідності виконаних робіт (наданих послуг, поставлених товарів) умовам укладених договорів, достовірність складання накладних або актів приймання-передачі товарів (робіт, послуг) тощо, дотримання термінів виконання договору покладається на відповідний виконавчий орган міської ради, що супроводжує договір, з моменту підготовки проєкту договору до повного його виконання.
10.4. Відповідальність за своєчасність здійснення фінансових операцій, відповідність їх кодам економічної класифікації видатків бюджету та кошторисним призначенням, нарахування штрафних санкцій, у разі неналежного виконання стороною (контрагентом) договірних зобов’язань тощо, покладається на відділ бухгалтерського обліку і звітності (бухгалтера) відповідного виконавчого органу Калуської міської ради.
10.5. Контроль за виконанням, забезпеченням реєстрації та зберігання договорів у встановленому даним Порядком та чинним законодавством України, покладається на відділ бухгалтерського обліку і звітності (бухгалтера) відповідного виконавчого органу Калуської міської ради та керівника відповідного уповноваженого органу.
10.6. Юридичний відділ (юрист) відповідного виконавчого органу Калуської міської ради здійснює контроль у частині відповідності вимогам чинного законодавства положень, викладених у проєкті договору та цьому Положенню.
 
 
Секретар міської ради                                                  Віктор Гільтайчук
 

Додаток до Порядку організації договірної роботи у виконавчих органах Калуської міської ради

Назва виконавчого органу Калуської  міської ради, уповноважені працівники якого візують проєкт договору	Отримання проєкту договору			Закінчення опрацювання проєкту договору			Примітка
	Дата	Час	Підпис	Дата	Час	Підпис
1	2	3	4	5	6	7	8