21.12.2022     №   1776  Про затвердження нової редакції Регламенту Управління «Центр надання адміністративних послуг»      виконавчого комітету Калуської міської ради м.Калуш (тридцять восьма сесія восьмого демократичного скликання)

 
 
  З метою підвищення ефективності роботи в сфері надання адміністративних послуг, керуючись Законом України «Про адміністративні послуги», статтею 26 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», відповідно до Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо розширення повноважень органів місцевого самоврядування  та оптимізації надання адміністративних послуг», Постанови Кабінету Міністрів України від 01.08.2013 №588 «Про затвердження Примірного регламенту центру надання адміністративних послуг»,  враховуючи рекомендації  постійної комісії  міської ради з питань гуманітарної роботи, законності та антикорупційної політики,міська рада
ВИРІШИЛА:
 1. Затвердити Регламент Управління «Центр надання адміністративних послуг» виконавчого комітету Калуської  міської ради в новій редакції (додається).
 2. Вважати таким, що втратило чинність рішення Калуської міської ради від 30.07.2022 №3333 «Про затвердження регламенту Центру надання адміністративних послуг виконавчого комітету Калуської міської ради»
   3. Контроль за виконанням рішення покласти на заступника  міського голови Надію Гуш.
 
 
Міський голова                                                                             Андрій НАЙДА            
  Регламент визначає порядок організації роботи Управління «Центр надання адміністративних послуг» виконавчого комітету Калуської міської ради (надалі - Управління «ЦНАП»), віддалених робочих місць адміністраторів, порядок дій адміністраторів та їх взаємодії із суб’єктами надання адміністративних послуг.
У цьому Регламенті терміни вживаються у значенні, наведеному в Законі України «Про адміністративні послуги».
Надання адміністративних послуг в Управлінні «ЦНАП» здійснюється з дотриманням таких принципів:
- верховенство права, у тому числі законності та юридичної визначеності;
- стабільності;
- рівності перед законом;
- відкритості та прозорості;
- оперативності та своєчасності;
- доступності інформації про надання адміністративних послуг;
- захищеності персональних даних;
- раціональної мінімізації кількості  документів та процедурних дій, що вимагаються для отримання адміністративних послуг;
- неупередженості та справедливості ;
- доступності та зручності для суб’єктів звернення.
Управління «ЦНАП» у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, актами центральних та місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування,Положенням про Управління «ЦНАП» та Регламентом Управління «ЦНАП».
  Управління «ЦНАП» розміщене в зручному для суб’єктів звернення місці з розвинутою транспортною інфраструктурою.
На вході до приміщення розміщена вивіска з найменуванням Управління «ЦНАП» та табличка з інформацією про його місцезнаходження, графік роботи, тощо.
Вхід до приміщення Управління «ЦНАП» облаштований пандусом та поручнями з обох боків для осіб з інвалідністю та інших маломобільних груп населення, а також місцями для тимчасового розміщення дитячих колясок.
У приміщенні Управління «ЦНАП» облаштована санітарна кімната з урахуванням потреб осіб з інвалідністю, зокрема тих, що пересуваються на кріслах колісних, та інших маломобільних груп населення.
На прилеглій до Управління «ЦНАП» території облаштовані місця для безоплатної стоянки автомобільного транспорту суб’єктів звернення, зокрема відповідно позначені місця для автотранспортних засобів, якими керують (в яких перевозяться) особи з інвалідністю, у кількості, визначеній Законом України “Про основи соціальної захищеності осіб з інвалідністю в Україні”. Будівлі, приміщення та стоянки Управління «ЦНАП» облаштовуються з урахуванням потреб осіб з інвалідністю та інших маломобільних груп населення згідно з вимогами відповідних державних будівельних норм, стандартів і правил.
Приміщення Управління «ЦНАП» поділяється на відкриту та закриту частини.
У відкритій частині здійснюється прийом, консультування, інформування та обслуговування суб’єктів звернення працівниками Управління «ЦНАП». Суб’єкти звернення мають безперешкодний доступ до такої частини Управління «ЦНАП».
Відкрита частина включає: сектор прийому; сектор інформування; сектор очікування;
сектор обслуговування.
Відкрита частина розміщується на першому поверсі будівлі за умови створення належних умов для безперешкодного доступу для осіб з інвалідністю та інших маломобільних груп населення до приміщень будівлі.
 Закрита частина призначена виключно для опрацювання документів, пошти, надання консультацій та здійснення попереднього запису суб’єктів звернення на прийом до адміністраторів за допомогою засобів телекомунікації (телефону, електронної пошти, інших засобів зв’язку), а також збереження документів, справ, журналів обліку/реєстрації (розміщення архіву).
Вхід до закритої частини суб’єктам звернення забороняється.
Закрита частина розміщена на інших поверхах, ніж відкрита частина.
Сектор прийому облаштований при вході до приміщення Управління «ЦНАП». У ньому здійснюється загальне інформування та консультування суб’єктів звернення з питань роботи Управління «ЦНАП».
Сектор інформування облаштований з метою ознайомлення суб’єктів звернення з порядком та умовами надання адміністративних послуг.
У секторі інформування розміщені інформаційні стенди, та/або інформаційні термінали  в зручному для перегляду місці, що містять актуальну, вичерпну інформацію, необхідну для одержання адміністративних послуг.
Сектор інформування облаштований столами, стільцями, комп’ютерною технікою з вільним доступом до Інтернету та забезпечується канцелярськими товарами для заповнення суб’єктами звернення необхідних документів.
Для висловлення суб’єктами звернень зауважень і пропозицій щодо якості надання адміністративних послуг приміщення, де розміщені сектор інформуванняУ правління «ЦНАП»,віддалених робочих місць адміністраторів, облаштовані відповідними засобами (зокрема скринькою) та/або в них розміщується в доступному місці книга відгуків і пропозицій.
Для встановлення зворотного зв’язку із суб’єктами звернень в електронній формі у зазначеному приміщенні розміщена інформація, що містить гіпертекстові посилання та QR-коди на форми-опитувальники (анкети) для оцінювання суб’єктами звернення якості наданих їм адміністративних послуг, в тому числі на комп’ютерній техніці, у терміналах, інших технічних засобах, а також на відповідних веб-сайтах. Зазначена інформація розміщена окремо в секторах прийому, інформування, очікування та обслуговування.
Сектор очікування розміщений в просторому приміщенні, площа якого визначена залежно від кількості осіб, які звертаються до Управління «ЦНАП» протягом дня, та облаштована столами для оформлення документів та в достатній кількості стільцями, кріслами тощо.
У секторі очікування облаштовані місця для суб’єктів звернень,не менш як 30місць.
Сектор очікування обладнаний автоматизованою системою керування чергою, системою звукового інформування осіб похилого віку та осіб з інвалідністю з порушенням зору.
У приміщенні Управління «ЦНАП», у приміщеннях, де розміщені віддалені робочі місця адміністраторів, створюються умови для оплати суб’єктами звернень адміністративного збору (зокрема, розміщуються платіжні термінали (у тому числі POS-термінали, програмно-технічні комплекси самообслуговування).
  Сектор обслуговування утворений за принципом відкритості розміщення робочих місць. Для швидкого обслуговування суб’єктів звернень робочі місця адміністраторів можуть розподілятися за принципом прийому і видачі документів. Кожне робоче місце для прийому суб’єктів звернення має інформаційну табличку із зазначенням номера такого місця, прізвища, імені, по батькові та посади адміністратора.
Площа секторів очікування та обслуговування Управління «ЦНАП», та приміщення, де розміщені віддалені робочі місця адміністраторів, достатня для забезпечення зручних та комфортних умов для прийому суб’єктів звернення і роботи адміністраторів Управління «ЦНАП».
Загальна площа секторів очікування та обслуговування становить не менш як 100 кв. метрів.
На інформаційних стендах або інформаційних терміналах розміщується інформація, зокрема, про:
найменування Управління «ЦНАП», його місцезнаходження та місцезнаходження віддалених робочих місць адміністраторів, номери телефонів для довідок, факсу, адресу веб-сайту, електронної пошти;
 графік роботи Управління «ЦНАП», віддалених робочих місць адміністраторів  (прийомні дні та години, вихідні дні);
перелік адміністративних послуг, які надаються через Управління «ЦНАП», віддалені робочі місця адміністраторів та відповідні інформаційні картки адміністративних послуг;
 строки надання адміністративних послуг;
бланки заяв та інших документів, необхідних для звернення за отриманням адміністративних послуг, а також зразки їх заповнення;
платіжні реквізити для оплати платних адміністративних послуг;
супутні послуги, які надаються в приміщенні Управління «ЦНАП»;
прізвище, ім’я, по батькові начальника Управління «ЦНАП», контактні телефони, адресу електронної пошти;
користування інформаційними терміналами (у разі їх наявності);
користування автоматизованою системою керування чергою (у разі її наявності);
Положення про Управління «ЦНАП»;
Регламент Управління «ЦНАП»;
графік прийому суб’єктів звернення посадовими особами Калуської міської ради (у разі проведення такого прийому в приміщеннях Управління «ЦНАП», у приміщеннях, де розміщені віддалені робочі місця адміністраторів);
графік надання консультацій, прийому суб’єктів звернень суб’єктами, які забезпечують консультування та прийом у приміщеннях Управління «ЦНАП».
 Перелік адміністративних послуг, які надаються через Управління «ЦНАП», віддалені робочі місця адміністраторів розміщений у доступному та зручному для суб’єктів звернення місці, у тому числі на інформаційному терміналі (у разі його наявності). Адміністративні послуги в переліку групуються за моделлю життєвих ситуацій суб’єктів звернення та/або сферами правовідносин (законодавства), та/або суб’єктами надання адміністративних послуг.
Перелік адміністративних послуг, які надаються через віддалені робочі місця адміністраторів, затверджується рішенням Калуської міської ради з урахуванням потреб суб’єктів звернення.
Бланки заяв, необхідні для замовлення адміністративних послуг, розміщуються на стендах-накопичувачах із вільним доступом до них суб’єктів звернення або на веб-сайті Калуської міської ради в розділі  Управління «ЦНАП».
Особам з інвалідністю та іншим маломобільним групам населення забезпечується вільний доступ до інформації, шляхом розміщення буклетів, інформаційних листів на стендах, інших необхідних матеріалів, надрукованих шрифтом Брайля. У разі можливості на інформаційних терміналах розміщується голосова інформація та відеоінформація, а також здійснюється інформування в інший спосіб, який є зручним для осіб з інвалідністю, зокрема осіб з порушеннями слуху, зору, та інших маломобільних груп населення.
Для забезпечення надання адміністративних послуг суб’єктам звернення, які є глухими, німими або глухонімими, до роботи Управління «ЦНАП» може залучатися перекладач жестової мови.
На основі узгоджених рішень із суб’єктами надання адміністративних послуг у роботі Управління «ЦНАП» можуть брати участь представники суб’єктів надання адміністративних послуг для надання консультацій.
  Інформаційні і технологічні картки адміністративних послуг (крім типових інформаційних і технологічних карток, які розробляються і затверджуються відповідним центральним органом виконавчої влади) затверджуються розпорядженням міського голови, відповідно до вимог чинного законодавства України.
Калуська міська рада в особі міського голови, а також начальник Управління «ЦНАП» можуть вносити суб’єктові надання адміністративної послуги пропозиції щодо необхідності внесення змін до затверджених інформаційних та технологічних карток адміністративних послуг (у тому числі для документів дозвільного характеру у сфері господарської діяльності).
У разі внесення змін до законодавства щодо надання адміністративної послуги суб’єкт її надання своєчасно інформує про це Калуську міську раду, а також начальника Управління «ЦНАП» готує пропозиції щодо внесення змін до інформаційних та/або технологічних карток згідно із законодавством.
  Допомогу суб’єктам звернення у користуванні інформаційними терміналами та автоматизованою системою керування чергою (у разі їх наявності),консультування із загальних питань організації роботи та порядку прийому суб’єктів звернення в Управлінні «ЦНАП» здійснює працівник Управління «ЦНАП» на рецепції, розміщеної в секторі прийому Управління «ЦНАП». Може утворюватися інформаційний підрозділ, який також:
інформує за усним клопотанням суб’єкта звернення про належність порушеного ним питання до компетенції Управління «ЦНАП»;
консультує суб’єктів звернення щодо порядку внесення плати (адміністративного збору) за надання платних адміністративних послуг, надає інформацію про платіжні реквізити для сплати адміністративного збору;
надає іншу інформацію та допомогу, що необхідні суб’єктам звернення до прийому їх адміністратором.

Калуська міська рада(відділ з питань внутрішньої політики та зв’язків з громадськістю Калуської міської ради)  забезпечує роботу окремого розділу Управління «ЦНАП» на веб-сайті Калуської міської ради,де оприлюднюється вся необхідна інформація, зокрема яка розміщується на інформаційних стендах або інформаційних терміналах Управління «ЦНАП», а також відомості про місце розташування Управління «ЦНАП»(віддалених робочих місць адміністраторів), найближчі зупинки громадського транспорту, під’їзні шляхи, місця паркування, інша корисна для суб’єктів звернення інформація.

Інформація, яка розміщується в приміщеннях Управління «ЦНАП» та на веб-сайті Калуської міської ради врозділі Управління «ЦНАП»  повинна бути актуальною і вичерпною.
Інформація на веб-сайті  Калуської міської ради  в розділі Управління «ЦНАП» повинна бути зручною для пошуку та копіювання.
Суб’єктам звернення, які звернулися до ЦНАП(до адміністраторів, що працюють на віддалених робочих місцях, з використанням засобів телекомунікаційного зв’язку (телефону, електронної пошти, інших засобів зв’язку), забезпечується можливість отримання інформації про надання адміністративних послуг у спосіб, що аналогічний способу звернення, або в інший вибраний суб’єктом звернення спосіб.
  З метою забезпечення зручності та оперативності обслуговування суб’єктів звернення в Управлінні «ЦНАП» (на віддалених робочих місцях адміністраторів) вживаються заходи для запобігання утворенню черги, а у разі її утворення - для керування чергою.
 У разі запровадження автоматизованої системи керування чергою суб’єкт звернення для прийому адміністратором реєструється за допомогою термінала в такій системі, отримує відповідний номер у черзі та очікує на прийом. Автоматизована система керування чергою може передбачати персоніфіковану реєстрацію суб’єкта звернення (із зазначенням його прізвища та імені).
В Управлінні «ЦНАП»,на віддалених робочих місцях адміністраторів, може здійснюватися попередній запис суб’єктів звернення на прийом до адміністратора на визначену дату та час. Попередній запис може здійснюватися шляхом особистого звернення до Управління «ЦНАП»,адміністраторів, що працюють на віддалених робочих місцях, з використанням телефонного зв’язку та/або електронної реєстрації на веб-сайті Калуської міської ради в розділі Управління «ЦНАП». Прийом суб’єктів звернення, які зареєструвалися шляхом попереднього запису, здійснюється у визначені начальником Управління «ЦНАП»  години.
Управління «ЦНАП» може здійснювати керування чергою в інший спосіб, гарантуючи дотримання принципу рівності суб’єктів звернення.
  Прийняття від суб’єкта звернення заяви та інших документів, необхідних для надання адміністративної послуги (далі - вхідний пакет документів), та повернення документів з результатом надання адміністративної послуги (далі - вихідний пакет документів) здійснюється виключно в Управлінні «ЦНАП» або віддалених робочих місцях адміністраторів.
За рішенням Калуської міської ради окремі завдання адміністратора, пов’язані з отриманням вхідного пакета документів, видачею результатів надання адміністративних послуг, може виконувати староста, а також у випадках, передбачених законодавством, інша уповноважена посадова особа виконавчого органу Калуської міської ради.
У випадках, передбачених законодавством, а також на вимогу суб’єкта звернення адміністратор Управління «ЦНАП» складає заяву в електронній формі, друкує її та надає суб’єкту звернення для перевірки та підписання.
Прийняття заяв для отримання адміністративних послуг від фізичних осіб, у тому числі фізичних осіб - підприємців, здійснюється незалежно від реєстрації їх місця проживання, крім випадків, передбачених законом.
Заяви від юридичних осіб приймаються за місцезнаходженням таких осіб або у випадках, передбачених законом, за місцем провадження діяльності або місцезнаходженням відповідних об’єктів, якщо інше не встановлено законом.
Прийняття від суб’єктів господарювання заяви про видачу документів дозвільного характеру та документів, що додаються до неї, декларації відповідності матеріально-технічної бази вимогам законодавства, видача (переоформлення, анулювання) документів дозвільного характеру, які оформлені дозвільними органами, та зареєстрованих декларацій здійснюються відповідно до Закону України “Про дозвільну систему у сфері господарської діяльності”.
Суб’єкт звернення має право подати вхідний пакет документів в Управлінні «ЦНАП»
(на віддаленому робочому місці адміністратора) особисто, через представника (законного представника), надіслати його поштою (рекомендованим листом з описом вкладення) або у випадках, передбачених законом, за допомогою засобів телекомунікаційного зв’язку.
Заява для отримання адміністративної послуги в електронній формі подається через Єдиний державний портал адміністративних послуг, у тому числі через інтегровані з ним інформаційні системи державних органів та органів місцевого самоврядування.
У разі коли вхідний пакет документів подається представником (законним представником) суб’єкта звернення, пред’являються документи, що посвідчують особу представника та засвідчують його повноваження.
Адміністратор Управління «ЦНАП» перевіряє відповідність вхідного пакета документів інформаційній картці адміністративної послуги, у разі потреби надає допомогу суб’єктові звернення в заповненні бланка заяви. У разі коли суб’єкт звернення припустився неточностей або помилки під час заповнення бланка заяви, адміністратор повідомляє суб’єктові звернення про відповідні недоліки та надає необхідну допомогу в їх усуненні.
Адміністратор складає опис вхідного пакета документів, у якому зазначаються інформація про заяву та перелік документів, поданих суб’єктом звернення до неї, у двох примірниках.
 Суб’єктові звернення надається примірник опису вхідного пакета документів за підписом і з проставленням печатки (штампа) відповідного адміністратора Управління «ЦНАП», а також відмітки про дату та час його складення. Другий примірник опису вхідного пакета документів зберігається в матеріалах справи, а у разі здійснення в Управлінні «ЦНАП»  електронного документообігу - в електронній формі.
Адміністратор Управління «ЦНАП» під час отримання вхідного пакета документів зобов’язаний з’ясувати прийнятний для суб’єкта звернення спосіб його повідомлення про результат надання адміністративної послуги, а також бажане місце отримання оформленого результату надання адміністративної послуги (в Управлінні «ЦНАП», на віддаленому робочому місці адміністратора), спосіб передачі суб’єктові звернення вихідного пакета документів (особисто, засобами поштового зв’язку, у тому числі кур’єром за додаткову плату, або телекомунікаційного зв’язку чи в інший вибраний суб’єктом звернення спосіб), про що зазначається в описі вхідного пакета документів у паперовій та/або електронній формі.
Адміністратор Управління «ЦНАП» здійснює реєстрацію вхідного пакета документів шляхом внесення даних до журналу реєстрації (у паперовій та/або електронній формі). Після внесення даних справі присвоюється номер, за яким здійснюється її ідентифікація та який фіксується на бланку заяви і в описі вхідного пакета документів.
Реєстрація та облік заяв, вхідних пакетів документів та оформлених результатів надання адміністративних послуг в Управлінні «ЦНАП»,та на віддаленому робочому місці адміністратора може вестися централізовано (зокрема шляхом запровадження електронного документообігу)або окремо в Управлінні «ЦНАП»,та на віддаленому робочому місці адміністратора.
У разі коли вхідний пакет документів отримано засобами поштового зв’язку і він не містить інформації про прийнятний для суб’єкта звернення спосіб його повідомлення, адміністратор Управління «ЦНАП» не пізніше наступного робочого дня надсилає суб’єктові звернення опис вхідного пакета документів електронною поштою (та/або його відскановану копію) чи іншими засобами телекомунікаційного зв’язку або поштовим відправленням.
Після реєстрації вхідного пакета документів адміністратор Управління «ЦНАП» формує справу у паперовій та/або електронній формі та в разі потреби здійснює її копіювання та/або сканування.
Інформацію про вчинені дії адміністратор Управління «ЦНАП» вносить до листа про проходження справи у паперовій та/або електронній формі (крім випадків, коли адміністратор є суб’єктом надання адміністративної послуги). Лист про проходження справи також містить відомості про послідовність дій (етапів), необхідних для надання адміністративної послуги, та залучених суб’єктів надання адміністративних послуг.
  Після вчинення дій щодо прийняття заяви та інших документів в Управлінні «ЦНАП», адміністратор Управління «ЦНАП» зобов’язаний невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня з урахуванням графіка роботи суб’єкта надання адміністративної послуги, надіслати (передати) вхідний пакет документів суб’єктові надання адміністративної послуги, до компетенції якого належить питання прийняття рішення у справі, про що робиться відмітка в листі про проходження справи із зазначенням часу, дати та найменування суб’єкта надання адміністративної послуги, до якого її надіслано, та проставленням печатки (штампа) адміністратора, що передав відповідні документи та у разі потреби оформляється акт приймання-передачі.
 Передача справ у паперовій формі від Управління «ЦНАП» (віддаленого робочого місця адміністратора) до суб’єкта надання адміністративної послуги здійснюється в порядку, визначеному Калуською міською радою, але не менше ніж один раз протягом робочого дня, шляхом отримання справ представником суб’єкта надання адміністративної послуги або їх доставки працівником Управління «ЦНАП», надсилання відсканованих документів з використанням засобів телекомунікаційного зв’язку або в інший спосіб.
Передача справ до суб’єкта надання адміністративної послуги може здійснюватися шляхом надсилання електронних копій оригіналів паперових документів (фотокопій) з використанням засобів телекомунікаційного зв’язку, зокрема через систему електронної взаємодії державних електронних інформаційних ресурсів, передача справ у паперовій формі у такому разі не здійснюється, крім випадків, передбачених законодавством.
Після отримання справи суб’єкт надання адміністративної послуги зобов’язаний внести запис про її отримання із зазначенням дати та часу, прізвища, імені, по батькові відповідальної посадової особи до листа про проходження справи та до акта приймання-передачі ( у разі його оформлення).
Контроль за дотриманням суб’єктами надання адміністративних послуг строків розгляду справ та прийняття рішень здійснюється адміністраторами Управління «ЦНАП»,відповідно до розподілу обов’язків за рішенням начальника Управління «ЦНАП».
 Суб’єкт надання адміністративної послуги зобов’язаний:
своєчасно інформувати Управління «ЦНАП» про перешкоди у дотриманні строку розгляду справи та прийнятті рішення, інші проблеми, що виникають під час розгляду справи;
надавати інформацію на усний або письмовий запит (у тому числі шляхом надсилання на адресу електронної пошти) адміністратора Управління «ЦНАП»  про хід розгляду справи.
У разі виявлення факту порушення вимог законодавства щодо розгляду справи (строків надання адміністративної послуги тощо) адміністратор Управління «ЦНАП» невідкладно інформує про це начальника Управління «ЦНАП».
  Суб’єкт надання адміністративної послуги невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня після оформлення результату надання адміністративної послуги, формує вихідний пакет документів та передає його до Управління «ЦНАП» (віддаленого робочого місця адміністратора), про що зазначається в листі про проходження справи та в акті приймання –передачі (у разі його оформлення).
Адміністратор Управління «ЦНАП» невідкладно у день надходження вихідного пакета документів повідомляє про результат надання адміністративної послуги суб’єктові звернення у спосіб, зазначений в описі вхідного пакета документів, здійснює реєстрацію вихідного пакета документів шляхом внесення відповідних відомостей до листа про проходження справи, а також до відповідного реєстру в паперовій та/або електронній формі.
 Вихідний пакет документів передається суб’єктові звернення особисто під підпис (у тому числі його представникові (законному представникові) у разі пред’явлення документа, що посвідчує особу та/або засвідчує його повноваження, або у випадках, передбачених законодавством, передається в інший прийнятний для суб’єкта звернення спосіб.
Інформація про дату отримання вихідного пакета документів суб’єктом звернення зазначається в описі вхідного пакета документів або в іншому документі, визначеному Калуською міською радоюі зберігається в матеріалах справи.
У разі коли способом отримання результатів надання адміністративних послуг обрано засоби поштового зв’язку, такий документ вкладається в рекомендований лист з позначкою “Адміністративна послуга”, яка проставляється працівником центру, і передається представнику оператора поштового зв’язку за накладною, під підпис.
У разі незазначення суб’єктом звернення зручного для нього способу отримання вихідного пакета документів та/або його неотримання в центрі протягом трьох місяців відповідні документи передаються суб’єкту надання адміністративних послуг для архівного зберігання.
У разі коли адміністративна послуга надається невідкладно, адміністратор Управління «ЦНАП» реєструє інформацію про результат розгляду справи в журналі (у паперовій та/або електронній формі), негайно формує вихідний пакет документів та передає його суб’єктові звернення.
Відповідальність за несвоєчасне та неналежне надання адміністративних послуг несуть суб’єкти надання таких послуг та в межах повноважень адміністратори і начальник Управління «ЦНАП». Інформація про кожну надану адміністративну послугу та справу в паперовій (копія документів) та/або електронній (скановані копії документів) формі (заява суб’єкта звернення та інші документи, визначені Калуською міською радою) за рішенням Калуської міської ради  може зберігатися в приміщенні Управління «ЦНАП»  приміщеннях, де розміщені віддалені робочі місця адміністраторів.
У разі надання адміністративної послуги за допомогою державних реєстрів інформація про послугу зберігається у відповідному реєстрі.
Інформація про адміністративні послуги, надані адміністратором Управління «ЦНАП» що працює на віддаленому робочому місці, подається до Управління «ЦНАП» для узагальнення в порядку, визначеному Регламентом Управління «ЦНАП»
Усі матеріали справи зберігаються у суб’єкта надання адміністративної послуги.
 Суб’єкт звернення може відкликати свою заяву про надання адміністративної послуги до моменту прийняття рішення у справі, крім випадків, визначених законодавством.
Адміністратор центру невідкладно у день надходження заяви здійснює її реєстрацію, про що робиться відмітка в листі про проходження справи із зазначенням часу та дати отримання заяви про відкликання, та невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня, передає суб’єкту надання адміністративної послуги, якому передано вхідний пакет документів щодо даної справи.
Суб’єкт надання адміністративної послуги невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня після отримання заяви про відкликання, повертає оригінали документів, подані для надання адміністративної послуги, до центру, про що зазначається в листі про проходження справи та в акті приймання-передачі (у разі його оформлення).
Адміністратор центру невідкладно у день надходження оригіналів документів від суб’єкта надання адміністративної послуги повідомляє про це суб’єкту звернення.
Відкликання заяви про надання адміністративної послуги здійснюється з урахуванням процедур, зазначених в розділах: «Прийняття заяви та інших документів в Управлінні «ЦНАП»», «Опрацювання справи (вхідного пакета документів)», «Передача вихідного пакета документів суб’єктові звернення».
  Рішення про утворення та розміщення віддаленого робочого місця адміністратора приймається Калуською міською радою,відповідно до вимог, зазначених в розділі «Вимоги до приміщення, в якому розміщується Управління «ЦНАП»» цього Регламенту,та з урахуванням потреб суб’єктів звернення, кількості населення, що буде обслуговуватися, та обсягу послуг, що надаватимуться.
Віддалене робоче місце адміністратора розміщується на першому або другому поверсі будівлі за умови створення належних умов для безперешкодного доступу для осіб з інвалідністю та інших маломобільних груп населення до такої будівлі.
Адміністратор Управління «ЦНАП», що працює на відділеному робочому місці, може обслуговувати населення одного або кількох старостинських округів.
У приміщенні, де розміщене віддалене робоче місце адміністратора, забезпечується розміщення актуальної, вичерпної інформації, необхідної для одержання адміністративних послуг, з дотриманням вимог, цього Регламенту.
Приміщення, де розміщено віддалене робоче місце адміністратора (крім пересувного віддаленого робочого місця адміністратора), облаштовується місцями для очікування суб’єктами звернень.