Про затвердження Положення про порядок ведення  договірної роботи м.Калуш (сорок шоста сесія восьмого демократичного скликання)

              
            Відповідно до ст. ст. 25, 26 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні»,Цивільного кодексу України, Господарського кодексу України,з метою запровадження єдиного порядку ведення договірної роботи,враховуючи висновки комісії з питань гуманітарної роботи, законності та антикорупційної політики міська рада
ВИРІШИЛА:
 
1. Затвердити Положення про порядок ведення договірної роботи згідно з додатком.
2. Керівникам виконавчих органів Калуської міської ради, головним розпорядником коштів яких є виконавчий комітет Калуської міської ради, забезпечити виконання вимог Положення про порядок ведення договірної роботи відповідно до повноважень.
3. Керівникам виконавчих органів Калуської міської ради зі статусом юридичної особи, які є головними розпорядниками бюджетних коштів, рекомендувати розробити та затвердити власні положення про порядок ведення договірної роботи.
4. Відділу організаційно-правової роботи Калуської міської ради довести дане рішення до відома керівників виконавчих органів міської ради.
5. Рішення Калуської міської ради від 25.03.2021 № 332 «Про затвердження Порядку організації договірної роботи у виконавчих органах Калуської міської ради» вважати таким, що втратило чинність.
6. Контроль за виконанням цього рішення покласти на секретаря міської ради, першого заступника міського голови та заступників міського голови, керуючого справами виконавчого комітету міської ради відповідно до розподілу посадових обов’язків.
 
 
 
Міський голова                                                                         Андрій НАЙДА
 
     
  1.1. Положення про порядок ведення договірної роботи (далі- Положення) визначає основні засади організації договірної роботи у виконавчих органах Калуської міської ради,головним розпорядником коштів яких є виконавчий комітет Калуської міської ради,а також встановлює порядок підготовки (складання), погодження, підписання проектів договорів, реєстрації, виконання, зберігання та здійснення контролю за виконанням договорів у вказаних виконавчих органах Калуської міської ради.
1.2. Дія Положення поширюється на:
1) договори, які укладаються відповідно до положень Цивільного та Господарського кодексів України, іншого законодавства України,  тому числі в порядку та на умовах, передбачених законодавством про публічні закупівлі, а також на проекти меморандумів, протоколів про наміри, інші подібні угоди стороною в яких є Калуська міська рада, відповідальними за підготовку яких є виконавчі органи Калуської міської ради в межах наданих повноважень, якщо інша процедура не встановлена чинним законодавством України.
2) договори, які не містять фінансових зобов’язань.
1.3. Дія Положення не поширюється на договори, порядок укладення яких регулюється законодавством про працю.
1.4.Дане Положення є примірним для виконавчих органів Калуської міської ради зі статусом юридичної особи стосовно договорів, стороною в яких виступає вказаний виконавчий орган, та має рекомендаційний характер для розроблення зазначеними виконавчими органами власних положень про порядок ведення договірної роботи з урахуванням специфіки їх діяльності.
1.5. Порядок є обов'язковим для виконання посадовими особами та працівниками, які беруть участь у веденні договірної роботи.
1.6. До договірної роботи відноситься:
- підготовка проекту договору або розгляд проекту договору, що надійшов від іншої сторони (контрагента);
- погодження (візування) проекту договору працівниками виконавчих органів Калуської міської ради;
- підписання договору уповноваженою особою;
- реєстрація та зберігання укладеного договору;
- здійснення контролю за виконанням договірних зобов’язань.
   
2.1. Проект договору готується на підставі службової записки керівника відповідного виконавчого органу Калуської міської ради, який виступає з ініціативою укладення договору та до компетенції якого належать питання, що становлять предмет договору та/або за наявності дозволу (резолюції, вказівки, доручення тощо) міського голови.
2.2. Проект договору може розроблятися будь-якою із сторін, що домовляються, окрім випадків, передбачених законодавством.
2.3. Відповідальним за підготовку, розгляд, погодження/візування, підписання проекту договору є керівник відповідного виконавчого органу (надалі в тексті – «відповідальний виконавець»)
2.4. Визначення відповідальним виконавцем контрагента повинне здійснюється у встановленому законодавством України порядку з дотриманням принципів добросовісної конкуренції серед суб’єктів господарювання та інших осіб, їх недискримінації, об’єктивної та неупередженої оцінки їх пропозицій.
2.5. У разі отримання проекту договору від іншої сторони (контрагента)відповідальний виконавець розглядає умови проекту договору та залишається відповідальним за його підготовку, розгляд, погодження/візування та підписання з дотриманням вимог цього Положення та норм чинного законодавства України.
2.6. Відповідальний виконавець проводить попередній розгляд умов проекту договору, копій установчих документів сторони (контрагента) за договором, перевіряє повноваження осіб, що укладають договір та інших документів, наданих стороною (контрагентом), а за їх відсутності вимагає їх надання.
Під час опрацювання проекту договору відповідальний виконавець перевіряє наявність у сторони (контрагента) за договором відповідно до установчих документів право на провадження відповідного виду господарської діяльності, а також наявність відповідних ліцензій, патентів, інших дозвільних документів на реалізацію товару, виконання робіт, надання послуг (якщо законодавством передбачено обов'язковість їх отримання), інформацію про банківські реквізити контрагента тощо.
Відповідальний виконавець перед укладенням договору проводить вивчення його економічної ефективності та доцільності (у т.ч. шляхом попереднього узгодження питання можливості придбання товарів (послуг, робіт тощо) з відділом бухгалтерського обліку і звітності виконавчого комітету Калуської міської ради,питання необхідності застосування передбачених чинними нормативними актами процедур публічних закупівель – з уповноваженою особою з закупівель, питання відповідності найбільш економічно вигідній пропозиції – з управлінням економічного розвитку Калуської міської ради, а також проведення консультацій з іншими виконавчими органами Калуської  міської ради в межах їх повноважень для з’ясування питань, які стосуються проекту договору.
2.7. Проект договору має відповідати таким вимогам:
1) відповідність законодавству;
2) логічна послідовність викладу;
3) відсутність суперечностей у тексті проекту договору;
4) доступність для розуміння.
2.8. Договір вважається укладеним, якщо між сторонами досягнуто згоди за всіма істотними умовами. Істотними умовами договору є ті, що визначені законодавством, або ті, що необхідні для договору цього виду, а також усі ті умови, щодо яких за заявою однієї із сторін має бути досягнуто згоди.
2.9. Договором можуть бути передбачені інші умови, які погоджені сторонами, та не суперечать законодавству.
2.10. Невід'ємною частиною наданого для розгляду проекту договору можуть бути:
1) специфікація;
2) протокол погодження договірної ціни та/або калькуляція кошторисної вартості з розрахунками відповідно до статей витрат;
3) графік виконання робіт/надання послуг;
4) технічні вимоги (у разі необхідності);
5) інша документація, що є невід'ємною складовою договору.
2.11. До проекту договору додаються такі документи:
1) виписка з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців станом на дату підготовки проекту договору;
2) копія установчих документів;
3) копії свідоцтва про реєстрацію платника податку та свідоцтва про реєстрацію платника податку на додану вартість (у разі наявності).
4) відповідна фінансова звітність, визначена законодавством України, у випадку укладення договору зі стороною, організаційно-правова форма якого – «товариство з обмеженою відповідальністю» товариство з додатковою відповідальністю», «акціонерне товариство».
5) інші документи що підтверджують повноваження особи на укладення договору.
У разі необхідності відповідальний виконавець забезпечує отримання від сторони договору зазначених документів.
  3.1. Підготовлений проект договору, разом з документами необхідними для його укладення, відповідальний виконавець передає на подальше погодження (візування) відповідним керівникам виконавчих органів, вказаних в п.3.4. Положення.
3.2. Погодження проекту договору здійснюється шляхом його опрацювання та візування керівниками відповідних виконавчих органів, а в разі їх відсутності – особами що виконують їх обов’язки.
3.3. Візи проставляються на окремому аркуші (лист-погодження до договору) (додаток  до Положення), що додається до проекту договору та містить назву і номер проекту договору, перелік осіб, що його погоджують (візують). Кожен аркуш договору візується відповідальним виконавцем.
3.4. Опрацювання та погодження проекту договору здійснюється у наступному порядку та послідовності:
1) Відповідальним виконавцем договору у частині:
визначення предмета договору;
приведення змісту договору у відповідність до його цілей, а також перевірки тексту договору на дотримання правил орфографії, стилістики та граматики українського ділового мовлення;
відповідності законодавству про публічні закупівлі;
відповідності предмета закупівлі та його вартості розрахункам, які обґрунтовують показники видатків бюджету та є невід'ємною частиною кошторису
2) начальником відділу бухгалтерського обліку і звітності (бухгалтером) відповідного виконавчого органу Калуської міської ради у частині:
відповідності напрямків видатків кошторисним призначенням;
наявності та достатності бюджетних асигнувань, установлених кошторисом, з урахуванням потреби в забезпеченні виконання пріоритетних заходів поточного бюджетного року;
відповідності порядку здійснення оплати за договором нормативно-правовим актам, що регулюють бюджетні відносини;
правильності арифметичних розрахунків у додатках до проекту договору (протоколі погодження договірної ціни, калькуляції (крім кошторисної по будівництву), специфікації тощо).
3)уповноваженою особою із закупівель у частині відповідності предмета договору та очікуваної вартості закупівлі річному плану закупівель та відповідності законодавству про публічні закупівлі.
4) керівником управлінням економічного розвитку міста Калуської міської ради у частині відповідності проекту договору найбільш економічно вигідній пропозиції.
5)юридичним відділом (юристом) в частині відповідності вимогам законодавства.
8) секретарем міської ради, першим заступником міського голови або заступником міського голови,керуючим справами виконавчого комітету відповідно до розподілу посадових обов’язків на предмет доцільності укладення договору на визначених умовах у залежності від виду договору.
При необхідності до візування залучаються інші керівники виконавчих органів Калуської міської ради, а також керівники комунальних підприємств, установ, організацій, інтересів яких стосується проєкт договору.
3.5. Строк опрацювання отриманого проекту договору виконавчими органами не повинен перевищувати 5 (п’яти) робочих днів з дати отримання такого проекту. Проект договору може розглядатися більше вказаного строку в разі наявності поважних причин.
 3.6. У разі наявності до проекту договору зауважень і пропозицій про це зазначається у листі-погодженні до договору або вони викладаються на окремому аркуші, про що робиться відповідна відмітка у листі-погодженні до договору:
« Із зауваженнями. Зауваження і пропозиції додаються на окремому аркуші».
3.7. Про наявність зауважень (пропозицій) до проекту договору  виконавчий орган (посадова особа), що погоджує проект договору повідомляє відповідального виконавця для опрацювання та узагальнення останнім.
У разі отримання зауважень (пропозицій) до проекту договору, відповідальний виконавець опрацьовує їх, вносить необхідні зміни до проекту договору та погоджує їх з посадовою особою, що надала зауваження (пропозиції), та  іншою стороною договору (контрагентом).
3.8.На вимогу суб’єктів, зазначених у пункті 3.4. цього розділу Положення,  відповідальний виконавець повинен надати аргументовану інформацію щодо проекту договору та іншу інформацію, яка має значення при погодженні (візуванні) проекту договору.
3.9. Погоджений (завізований) проект договору подається відповідальним виконавцем, на підпис міському голові або особі, що має право підпису разом із листом-погодження проекту договору, виключно за наявності всіх передбачених розділом 3 цього Положення погоджень.
3.10. Супроводження договору в частині підписання його контрагентом забезпечується відповідальним виконавцем.
3.11. Розбіжності, які виникають між сторонами під час підготовки проекту договору або укладення договору, розглядаються відповідальним  виконавцем, який супроводжує договір, із залученням інших виконавчих органів Калуської міської ради.
   
4.1. Реєстрація договорів ведеться у журналі реєстрації договорів (або в електронній формі) у відділі бухгалтерського обліку і звітності (бухгалтера) виконавчого комітету Калуської міської ради, який містить наступні графи (розділи): 1) порядковий номер; 2) дата укладення договору; 3) найменування контрагента; 4) предмет договору; 5) строк дії договору; 6) виконавець договору (відповідальний виконавчий орган); 7) примітка (порядковий номер та дата укладення додаткової угоди, протоколу розбіжностей до договору, угоди про розірвання договору тощо (у разі наявності).
4.2. Договору присвоюється реєстраційний номер, який обов’язково складається із порядкового номера, зазначеного в журналі реєстрації договорів (електронній формі) та року, в якому договір укладений. У випадку, якщо сторона контрагента присвоює власний номер договору, то такий номер проставляється через похилу лінію (в будь якому порядку).
4.3. Після реєстрації в журналі реєстрації договорів (або в електронній формі) договір оприлюднюється в електронній системі закупівель Prozorro відповідно до Закону України “Про публічні закупівлі”, забезпечується його реєстрація в органі Державної казначейської служби України після чого оприлюднюється наEdata. Договір та лист-погодження проекту договору зберігається у відділі  бухгалтерського обліку і звітності виконавчого комітету Калуської міської ради.
4.4. Меморандуми, протоколи про наміри, інші подібні угоди, відповідальними за підготовку яких є виконавчі органи Калуської міської ради зберігаються у відділі організаційно-правової роботи ради.
4.5. Додатковим угодам, протоколам розбіжностей до договорів, угодам про розірвання договору тощо власний реєстраційний номер не присвоюється. Відділом бухгалтерського обліку і звітності  виконавчого комітету Калуської міської ради (бухгалтером)присвоюється їм порядковий номер (наприклад, якщо протягом дії основного договору сторони вперше внесли зміни до договору шляхом оформлення до нього додаткової угоди, то цій додатковій угоді присвоюється номер 1, якщо вдруге – 2 і т.д.), про що робиться відмітка в журналі реєстрації договорів (або в електронній формі).
   
5.1.Розроблення (розгляд), погодження та підписання проектів додаткових угод про внесення змін і доповнень до укладених договорів або додаткових угод про розірвання договору здійснюється відповідальним виконавцем у порядку, передбаченому для договорів.
5.2. У проекті додаткової угоди до договору обов'язково зазначається:
номер, дата й місце укладення додаткового договору (угоди);
номер і дата укладення договору, до якого вносяться зміни або який планується розірвати;
найменування сторін за додатковою угодою;
умови, які підлягають зміні або доповненню та підстави для розірвання договору;
підписи уповноважених представників сторін;
печатки сторін (у разі наявності).
5.3. При наявності відмови з боку контрагента про зміну або розірвання договору та, за необхідності, відповідальний виконавець подає службову записку з обґрунтуванням та усіма наявними підтвердними документами до юридичного відділу (юриста) для врегулювання спору в судовому порядку.
 
 
  6.1. Супроводження договору та забезпечення виконання умов договору здійснює відповідальний виконавець, який несе відповідальність за перевірку дотримання таких умов.
6.2. Приймання чи передача товарів (робіт, послуг) оформлюється накладною або двостороннім актом, що складається сторонами тощо та є підставою для взаємних розрахунків.
6.3. Приймання чи передача товарів (робіт, послуг) здійснюється виключно за погодженням з відповідальним виконавцем та/або матеріально-відповідальної особи (представником за довіреністю) шляхом візування відповідного акта / підписання накладної і подається на підпис (затвердження) міському голові або особі, яка має право підпису, після чого акт/накладна передаються до відділу бухгалтерського обліку та звітності виконавчого комітету міської ради для подальшого виконання (здійснення оплати) та зберігання.
Візування акту/накладної відповідальним виконавцем, засвідчує те, що товари (послуги, роботи) відповідають умовам договору.
Управлінням будівництва та розвитку інфраструктури Калуської міської ради здійснюється погодження (візування) акта у випадках, якщо предметом договору є проведення нового будівництва, капітального ремонту, реконструкції (технічного переоснащення) та інших ремонтних робіт підприємств, будівель, споруд, відповідно до положення про управління.
6.4. За необхідності, у випадках передбачених законодавством та договором, для приймання товарів (послуг, робіт) може створюватися відповідна комісія.
6.5.Розрахунки за договорами здійснюються за рахунок коштів, передбачених і затверджених кошторисомна відповідний бюджетний рік.
6.6. Розрахунки за договором здійснюються на умовах, визначених у відповідному договорі.
6.7. У випадку невиконання або неналежного виконання договору нарахування штрафних санкцій забезпечується відповідальним виконавцем після консультацій з відділом бухгалтерського обліку і звітності (бухгалтером).
  7.1. Відповідальний виконавець здійснює контроль за виконанням договірних зобов'язань, у тому числі щодо якості, кількості, асортименту, комплектності придбаних товарів, якості та обсягу наданих послуг та виконаних робіт, за термінами виконання договірних зобов'язань, за своєчасним нарахуванням штрафних санкцій за порушення умов договору тощо.
7.2. Відповідальний виконавець у разі невиконання/неналежного виконання договірних зобов'язань контрагентом зобов'язаний невідкладно, але не пізніше 3 (трьох) робочих днів з дня виявлення такого порушення звернутися службовою запискою з додаванням усіх наявних підтвердних документів до юридичного відділу (юриста) для підготовки матеріалів для пред'явлення претензій до сторони (контрагента), якою було порушено умови договору, або звернення до суду.
7.3. Про неналежне виконання договірних зобов'язань і наявність претензій до сторони (контрагента) за договором відповідальний виконавець невідкладно, але не пізніше 3 (трьох) робочих днів з дня виявлення такого порушення зобов'язаний поінформувати службовою запискою уповноважену особу із закупівель та відділ бухгалтерського обліку і звітності
7.4. Секретарем міської ради, першим заступником міського голови, заступниками міського голови та керуючим справами виконавчого комітету відповідно до розподілу посадових обов’язків забезпечується організація контролю за своєчасним та якісним виконанням підпорядкованими виконавчими органами Калуської міської ради умов, передбачених у договорі.
  8.1. Відповідальність за ведення договірної роботи: розроблення, погодження, укладення та виконання договорів, перевірку відповідності виконаних робіт (наданих послуг, поставлених товарів) умовам укладених договорів, достовірність складання накладних / актів приймання-передачі товарів (робіт, послуг) тощо, дотримання термінів виконання договору, вчасне нарахування штрафних санкцій, у разі неналежного виконання стороною (контрагентом) договірних зобов'язань тощо покладається на відповідального виконавця з моменту підготовки проекту договору (отримання його від контрагента) до повного його виконання.
8.2. Відповідальність за своєчасність здійснення фінансових операцій, відповідність їх кодам економічної класифікації видатків бюджету та кошторисним призначенням, правильність нарахування штрафних санкцій, у разі неналежного виконання стороною (контрагентом) договірних зобов'язань покладається на відділ бухгалтерського обліку і звітності (бухгалтером) виконавчого комітету Калуської міської ради.
8.3. Відповідальність за відповідність предмета договору та очікуваної вартості закупівлі річному плану закупівель, відповідності законодавству про публічні закупівлі покладається на уповноважену особу з закупівель.
8.4. Відповідальність за відповідність договорів вимогам законодавства покладається на юридичний відділ (юриста).
8.5. Недотримання порядку ведення договірної роботи, встановленого Положенням, є порушенням трудової дисципліни (невиконання чи неналежне виконання службових обов'язків) і тягне за собою відповідальність винних у цьому осіб відповідно до законодавства.
 
 
 
Секретар міської ради                                                  Віктор ГІЛЬТАЙЧУК
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Додаток до Порядку організації договірної роботи

 
Лист-погодження
проекту договору

Назва виконавчого органу Калуської міської ради, працівники якого візують проект договору	Отримання проекту договору			Закінчення погодження (візування)проекту договору			Примітка
	Дата		Підпис	Дата		Підпис
1	2		3	4		5	6