ГОЛОСУВАННЯ ЗА ПРОЄКТ РІШЕННЯ: № 22
Текст:
22. РІШЕННЯ
| Про Положення про загальний відділ та організаційний відділ виконавчого комітету Калуської міської ради |
Керуючись статтями 25, 54 Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні”, у зв’язку зі змінами функціональних обов’язків загального відділу виконавчого комітету міської ради та організаційного відділу виконавчого комітету міської ради та з метою належної організації роботи, міська рада
ВИРІШИЛА:
- Затвердити Положення про загальний відділ виконавчого комітету Калуської міської ради згідно з додатком 1.
- Затвердити Положення про організаційний відділ виконавчого комітету Калуської міської ради згідно з додатком 2.
- Вважати таким, що втратило чинність рішення міської ради від 12.12.2014 № 2757 «Про Положення про загальний відділ та організаційний відділ виконавчого комітету Калуської міської ради в новій редакції» (53 сесія 6 демократичного скликання).
Міський голова Ігор Матвійчук
| Додаток 1 до рішення міської ради від 2017 № |
П О Л О Ж Е Н Н Я
про загальний відділ виконавчого комітету
Калуської міської ради
- Загальні положення
1.1. Загальний відділ виконавчого комітету Калуської міської ради (надалі відділ) є структурним підрозділом виконавчого комітету міської ради, який утворюється згідно з структурою, затвердженою міською радою, є підзвітним і підконтрольним міській раді, підпорядкованим її виконавчому комітету, міському голові.
1.2. У своїй діяльності загальний відділ виконавчого комітету міської ради керується Конституцією України, законами України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, Верховної Ради України, актами органів влади вищого рівня, нормативними документами міської ради, рішеннями виконавчого комітету міської ради, розпорядженнями міського голови, Регламентом виконавчого комітету, цим Положенням, Інструкцією з діловодства, іншими нормативно-правовими актами з питань роботи з документами.
1.3. Діяльність відділу здійснюється на основі Регламенту виконавчого комітету, планів роботи виконавчого комітету та відділу, цього Положення.
1.4. Посадові інструкції працівників відділу, плани роботи відділу затверджуються керуючим справами виконкому, а посадова інструкція начальника відділу затверджується міським головою.
1.5. Загальний відділ, у процесі виконання покладених на нього завдань, взаємодіє з виконавчими органами міської ради, комунальними підприємствами, установами, організаціями, підприємствами, об’єднаннями громадян і громадянами з питань, які належать до його компетенції.
1.6. Відділ працює згідно з внутрішнім трудовим розпорядком виконавчого комітету міської ради.
1.7. Загальний відділ не є юридичною особою. Утворення і ліквідація (припинення діяльності) або реорганізація загального відділу проводиться за рішенням сесії міської ради.
2. Структура та організація роботи відділу
2.1. Структура загального відділу, чисельність та посадові оклади його працівників встановлюються штатним розписом апарату, який затверджується міським головою.
2.2. Відділ очолює начальник, якого призначає і звільняє міський голова. У разі його відсутності обов’язки начальника відділу покладаються на головного спеціаліста відділу.
2.3.Службові обов’язки працівників визначаються посадовими інструкціями. Посадові інструкції затверджуються керуючим справами виконкому, а посадова інструкція начальника загального відділу затверджується міським головою.
3.Основні завдання відділу
Основними завданнями відділу є:
3.1. Організаційно-технічна підготовка проектів розпоряджень міського голови.
3.2. Встановлення в апараті виконавчого комітету єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво за дотриманням установленого порядку роботи з документами у виконавчих органах та структурних підрозділах міської ради.
3.3. Забезпечення контролю за своєчасним, якісним виконанням актів і доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, актів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, Івано-Франківської обласної державної адміністрації, розпоряджень і доручень міського голови, запитів, звернень народних депутатів України, депутатів Івано-Франківської обласної ради, Калуської міської ради, запитів на отримання публічної інформації, електронних петицій та петицій, які не набрали небхідної кількості голосів.
3.4. Впорядкування та тимчасове зберігання (до передачі в архівний відділ міської ради) документів постійного зберігання (розпоряджень міського голови).
3.5. Організація роботи зі зверненнями громадян (письмовими, усними, електронними).
3.6. Організація прийому громадян міським головою, секретарем міської ради, заступниками міського голови та керуючим справами виконкому.
3.7. Організація прийому, реєстрації та обліку запитів на публічну інформацію згідно Закону України «Про доступ до публічної інформації».
4. Відділ відповідно до покладених на нього завдань
4.1. Розробляє проекти нормативно-правових актів (Регламент виконавчого комітету, інструкцію з діловодства в апараті виконавчого комітету), бере участь у підготовці інших документів, що належать до компетенції відділу.
4.2. Здійснює реєстрацію та веде облік документів з грифом «Для службового користування».
4.3. Проводить аналіз стану виконавської дисципліни в роботі з документами в апараті виконкому, виконавчих органах та структурних підрозділах міської ради і подає керуючому справами виконкому пропозиції для прийняття відповідних управлінських рішень.
4.4. Забезпечує впровадження та контролює дотримання структурними підрозділами апарату виконавчого комітету вимог інструкції з діловодства, регламенту та національних стандартів, які регламентують роботу з документами.
4.5. Бере участь у впровадженні та використанні інформаційно-телекомунікаційної системи діловодства в міській раді.
4.6. Організовує збереження документаційного фонду відділу та користування ним.
4.7. Бере участь у проведені експертизи наукової і практичної цілісності документів при їх відборі на державне зберігання, готує справи до здачі в архівний відділ міської ради.
4.8. Бере участь у підготовці та проведенні нарад у міського голови та керуючого справами виконкому з питань діловодства.
4.9. Веде у встановленому порядку облік вхідних та створюваних документів.
4.10. Здійснює приймання та попередній розгляд документів, забезпечує комп’ютерну реєстрацію оригіналів документів, їх облік, зберігання, оперативний пошук.
4.11.У разі запровадження електронного документообігу здійснює створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення та використання електронних документів із застосуванням електронного цифрового підпису.
4.12. Забезпечує правильність оформлення вхідних і вихідних документів. Повертає виконавцям на доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог.
4.13. Упорядковує закриті «до справи» керівництвом виконавчого комітету міської ради документи та формує їх у справи, відповідно до номенклатури справ.
4.14. За дорученням керівництва виконкому здійснює пошук необхідних документів, при потребі надає відповідну інформацію та готує копії цих документів.
4.15. Передає за призначенням вхідну і вихідну кореспонденцію, оформляє реєстри.
4.16. Вживає заходів щодо своєчасного повернення оригіналів документів до загального відділу, узагальнює дані про хід і результати цієї роботи.
4.17. Готує звіти та інформаційні дані про документообіг.
4.18. Надає методичну та практичну допомогу виконавчим органам міської ради, підприємствам, установам, що знаходяться в сфері управління міської ради, з питань діловодства.
4.19. Завіряє печаткою документи, у випадках передбачених інструкцією з діловодства та іншими нормативними документами, і відповідає за зберігання та використання печатки («Загальний відділ»), штампів, бланків з повним найменуванням виконавчого комітету, які знаходяться в загальному відділі.
4.20. Веде облік видачі та використання бланків документів виконавчого комітету Калуської міської ради.
4.21. Відповідно до вимог регламенту виконавчого комітету, інструкції з діловодства забезпечує редагування розпоряджень міського голови з дотриманням норм офіційно-ділового стилю, літературної української мови.
4.22. Приймає до редагування розпорядження міського голови з усіма додатками та іншими документами, про які йдеться в тексті, попередньо завізовані начальниками виконавчих органів, головними розробниками, першим заступником та заступниками міського голови, керуючим справами виконкому.
4.23. Веде облік та комп’ютерну реєстрацію розпоряджень міського голови.
4.24. Перевіряє правильність заповнення виконавцями реєстрів розсилки розпоряджень міського голови, завіряє копії розпоряджень, які виготовили виконавці, печаткою «Загальний відділ» і передає згідно реєстру розсилки.
4.25. У разі запровадження електронного документообігу, здійснює створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення та використання електронних документів (розпоряджень міського голови) з використанням електронного цифрового підпису.
4.26. За дорученням керівництва виконавчого комітету, здійснює пошук необхідних розпоряджень міського голови у базі даних і, при потребі, надає відповідну інформацію, готує копії та витяги з цих документів.
4.27. Забезпечує формування документів (розпоряджень міського голови) у справи, відповідно до номенклатури справ відділу, їх зберігання та передачу їх в архівний відділ міської ради.
4.28. Веде облік видачі та використання бланків розпоряджень міського голови.
4.29. Надає методичну і практичну допомогу виконавчим органам та структурним підрозділам міської ради, підприємствам, установам, що знаходяться в сфері управління міської ради, з питань підготовки і оформлення розпоряджень міського голови.
4.30. Оформляє оригінали розпоряджень міського голови для переплетення їх у книги.
4.31. Здійснює постійний моніторинг виконання виконавчими органами та структурними підрозділами міської ради положень Законів України, актів та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, актів центральних органів виконавчої влади, розпоряджень та доручень голови Івано-Франківської обласної державної адміністрації, розпоряджень та доручень міського голови, за станом роботи реагування на запити і звернення народних депутатів України, депутатів Івано-Франківської обласної ради та Калуської міської ради, отримання від виконавців проміжної та підсумкової інформації при виконанні згаданих документів.
4.32. Здійснює у встановленому порядку взяття на контроль та облік завдань реалізація яких передбачена відповідними актами та дорученнями Президента України, Кабінету Міністрів України, центральних органів виконавчої влади, запитами та зверненнями народних депутатів України та депутатів обласної ради, розпорядженнями та дорученнями міського голови.
4.33. Готує та надає відповідальним виконавцям щотижневі письмові нагадування, попередження щодо термінів виконання завдань.
4.34. Здійснює контроль за своєчасним надходженням інформаційних та інших матеріалів від виконавчих органів та структурних підрозділів міської ради про стан виконання документів та реагування на запити і звернення народних депутатів України, депутатів Івано-Франківської обласної ради.
4.35. Опрацьовує інформацію про виконання завдань контрольних документів щодо повноти і якості їх виконання, вносить пропозиції щодо зняття з контролю чи продовження термінів виконання документів.
4.36. Готує аналітичні та інформаційні матеріали керуючому справами виконкому про порушення виконавської дисципліни в ході виконання актів та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, інших органів виконавчої влади вищого рівня, розпоряджень міського голови, вносить пропозиції щодо притягнення до відповідальності посадових осіб, що допустили порушення.
4.37. Щоквартально готує та подає в Івано-Франківську обласну державну адміністрацію звіт про систему організації та стану контролю у виконавчому комітеті міської ради.
4.38. Вносить пропозиції про розгляд на засіданнях виконкому питань про стан виконання документів у виконавчих органах та структурних підрозділах міської ради.
4.39. Здійснює прийом, реєстрацію та попередній розгляд письмових пропозицій, заяв та скарг. Веде облік, забезпечує зберігання, оперативний пошук за письмовими зверненнями, заявами, скаргами громадян, які надійшли у виконавчий комітет міської ради.
4.40. Консультує громадян, які виявили бажання побувати на особистому прийомі у міського голови, інформує про порядок розгляду і вирішення їх питань.
4.41. За дорученням міського голови, керуючого справами направляє заяви, пропозиції та скарги громадян виконавчим органам, структурним підрозділам, підприємствам та установам, які знаходяться в сфері управління міської ради для розгляду та вирішення викладених у зверненнях питань.
4.42. Відповідно до вимог чинного законодавства визначає терміни розгляду звернень громадян, що надійшли на ім’я міського голови.
4.43. Здійснює, в установленому порядку, взяття на контроль та облік звернень громадян термін розгляду яких визначений згідно вимог Закону «Про звернення громадян».
4.44. Інформує міського голову та керуючого справами про стан роботи із зверненнями громадян у виконавчих органах, структурних підрозділах міської ради, підприємствах установах, що належать до сфери управління міської ради.
4.45. Отримує від виконавчих органів, структурних підрозділів міської ради, підприємств, установ, що належать до сфери управління міської ради інформацію (довідки, пояснення, інші документи) стосовно розгляду пропозицій, заяв і скарг громадян, на їх підставі готує аналітичні матеріали міському голові та керуючому справами.
4.46. Аналізує і узагальнює звернення громадян, вивчає причини, що породжують скарги та заяви в органи влади вищого рівня, вносить пропозиції щодо усунення причин появи таких звернень.
4.47. Здійснює контроль за виконанням доручень міського голови, керуючого справами, рішень виконавчого комітету, розпоряджень міського голови щодо питань, які відносяться до роботи зі зверненнями громадян.
4.48. Готує аналітичні матеріали про стан роботи зі зверненнями громадян на засідання виконавчого комітету.
4.49. Інформує керуючого справами про порушення виконавської дисципліни у роботі зі зверненнями громадян, вносить пропозиції щодо притягнення до відповідальності посадових осіб, що допустили тяганину, бюрократизм при розгляді звернень.
4.50. Щоквартально готує та подає в Івано-Франківську обласну державну адміністрацію статистичний звіт за підсумками роботи зі зверненнями громадян.
4.51. За дорученням міського голови, керуючого справами здійснює організаційно-методичне керівництво роботою зі зверненнями громадян у виконавчих органах, структурних підрозділах міської ради, підприємствах, установах, що належать до сфери управління міської ради.
4.52. За дорученням міського голови, керуючого справами перевіряє у виконавчих органах, структурних підрозділах міської ради, підприємствах, установах, що належать до сфери управління міської ради стан роботи зі зверненнями громадян та подає аналітичні довідки за результатами цих перевірок.
4.53. Здійснює реєстрацію та веде облік запитів на публічну інформацію, що надійшли до виконавчого комітету в порядку, визначеному Законом України «Про доступ до публічної інформації».
4.54. Щоквартально готує та подає в Івано-Франківську обласну державну адміністрацію статистичний звіт про інформаційні запити на отримання публічної інформації, які надійшли до виконавчого комітету міської ради.
4.55. Здійснює реєстрацію та веде облік електронних петицій та петицій, які не небрали необхідної кількості голосів.
4.56. Організовує чергування відповідальних працівників апарату виконавчого комітету міської ради у вихідні та святкові дні.
5. Права загального відділу виконавчого комітету міської ради
Загальний відділ має право:
5.1. Одержувати в установленому порядку від виконавчих органів та структурних підрозділів міської ради, комунальних підприємств, установ, організацій, підприємств інформацію, документи і матеріали, необхідні для виконання покладених на нього завдань.
5.2. Залучати працівників органів виконавчої влади, підприємств, установ, організацій (за погодженням з їх керівниками) для розгляду питань, що належать до його компетенції.
5.3. Організовувати і проводити наради, семінари, навчання з питань, що належать до його компетенції.
5.4. Виносити на розгляд виконавчого комітету міської ради проекти рішень з питань, що віднесені до компетенції відділу.
5.5. Вимагати від працівників виконавчих органів, структурних підрозділів міської ради, підприємств та установ, що належать до сфери управління міської ради дотримання встановлених правил роботи з документами та зверненнями громадян, надавати пропозиції міському голові щодо усунення виявлених недоліків та притягнення до відповідальності винних у цьому осіб.
5.6. Повертати на доопрацювання виконавчим органам та структурним підрозділам міської ради, підприємствам, установам, які знаходяться в сфері управління міської ради проекти листів, розпоряджень міського голови, підготовлених з порушеннями вимог ведення діловодства.
6. Начальник загального відділу виконавчого комітету міської ради
Завдання, обов’язки та повноваження:
6.1. Здійснює керівництво діяльністю відділу, відповідає за виконання покладених на відділ завдань.
6.2. Планує роботу відділу, контролює виконання передбачених планом роботи відділу заходів, забезпечує виконання плану роботи виконавчого комітету з питань, що стосуються відділу, доручень керівництва.
6.3. Розподіляє обов’язки між працівниками відділу, забезпечує дотримання правил внутрішнього трудового розпорядку, виконавської дисципліни. Разом із відділом кадрової роботи і нагород апарату виконавчого комітету організовує підвищення кваліфікації працівників загального відділу.
6.4. Розробляє Положення про відділ, посадові інструкції працівників відділу, встановлює ступінь відповідальності за доручені ділянки роботи. Здійснює, в разі потреби, частковий перерозподіл визначених посадовою інструкцією функціональних обов’язків працівників відділу. Консультує працівників відділу із питань, що належать до їх компетенції, забезпечує підвищення їх посадової кваліфікації і, у разі потреби, організовує їх взаємозамінюваність.
6.5. Подає, згідно з чинним законодавством, пропозиції керівництву про призначення, звільнення з посад та переміщення працівників відділу, своєчасне заміщення вакансій, заохочення та накладання стягнень.
6.6. Координує співпрацю відділу з іншими відділами апарату, виконавчими органами міської ради, підприємствами, установами, що знаходяться в сфері управління міської ради, надає їм необхідну допомогу з питань, що належать до компетенції відділу.
6.7. Забезпечує встановлення в апараті виконавчого комітету єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво за дотриманням установленого порядку роботи з документами у виконавчих органах міської ради.
6.8. Надає методичну допомогу в організації порядку документування в роботі зі зверненнями громадян у виконавчих органах міської ради.
6.9. Організовує збереження документаційного фонду загального відділу та користування ним. Бере участь в експертній оцінці наукової і практичної цінності документів при їх відборі на державне зберігання в архівний відділ міської ради.
6.10. Відповідає за зберігання печатки загального відділу та правильність її використання.
6.11. Виконує інші обов’язки, покладені на нього міським головою.
6.12. Начальник відділу призначається і звільняється із посади в установленому порядку розпорядженням міського голови.
6.13. На час відсутності начальника відділу виконавчого комітету міської ради, його обов’язки покладаються на головного спеціаліста загального відділу виконавчого комітету міської ради.
Секретар міської ради Роман Боднарчук
Додаток 2
до рішення міської ради
від 2017 № ___
ПОЛОЖЕННЯ
про організаційний відділ виконавчого комітету Калуської міської ради.
І. Загальні положення.
1. Організаційний відділ виконавчого комітету міської ради (надалі організаційний відділ) є структурним підрозділом виконавчого комітету міської ради, створений в межах структури і штатів, затверджених радою, є підзвітним і підконтрольним раді і підпорядкований виконавчому комітету міської ради та міському голові.
2. У своїй діяльності організаційний відділ керується Конституцією України, Законом України “Про місцеве самоврядування в Україні”, документами органів державної влади вищого рівня, регламентом міської ради і виконавчого комітету міської ради та даним Положенням.
3. Організаційний відділ при розв’язанні питань, які належать до його компетенції, взаємодіє з іншими відділами та управліннями міської ради, підприємствами, установами та організаціями міста.
ІІ. Основні функції та завдання організаційного
відділу міської ради.
1. Організаційний відділ з питань організації роботи виконавчого комітету міської ради:
- забезпечує організаційно-технічне обслуговування засідань виконавчого комітету міської ради;
- забезпечує організаційно-технічну підготовку рішень виконавчого комітету міської ради;
- готує протоколи засідань виконавчого комітету міської ради, веде облік рішень, прийнятих на засіданні виконавчого комітету міської ради, оформляє, брошурує до протоколу засідань виконавчого комітету міської ради рішення та первинні матеріали, формує відповідний архів протоколів, видає фізичним та юридичним особам копії або витяги з рішень виконавчого комітету міської ради;
- надає допомогу відділам та управлінням міської ради у плануванні роботи;
узагальнює подані з відділів та управлінь міської ради, установ і організацій міста пропозиції щодо планування роботи виконавчого комітету міської ради;
- розробляє квартальні плани роботи виконавчого комітету міської ради за поданням першого заступника, заступників, керівників відділів та управлінь міської ради, установ і організацій міста, сприяє їх реалізації;
- проводить моніторинг засідань виконавчого комітету міської ради.
2. Організаційний відділ з питань інформаційного забезпечення діяльності виконавчого комітету міської ради:
- отримує від відповідних установ, організацій міста, відділів та управлінь міської ради документи та матеріали, які узагальнює, готує інформації для керівництва виконавчого комітету міської ради та облдержадміністрації, з питань, які стосуються роботи організаційного відділу виконавчого комітету міської ради ;
- щомісячно і щотижнево готує плани основних організаційних заходів, що проводяться в місті виконавчими органами міської ради і громадськими організаціями;
- забезпечує дотримання єдиного порядку відбору, обліку, схоронності, якості оброблення та використання документів, що створюються під час діяльності міської ради та відділів виконавчого комітету міської ради, для передачі на зберігання в міський архів відповідно до Положення про Державний архів та інших нормативних документів з архівної справи;
- проводить за участю експертної комісії оцінку наукової і практичної цінності документів при їх відборі на державне зберігання в архіві;
підготовка, передавання та транспортування документів до архівного відділу міської ради;
- займається розробленням, підготовкою та проведенням експертизи проектів рішень міської ради та виконавчого комітету, розпоряджень міського голови з питань організаційно-масової роботи, здійснює контроль за їх виконанням;
- веде протоколи нарад, які проводить міський голова та керуючий справами виконавчого комітету міської ради, узагальнює матеріали щодо виконання протокольних доручень та подає їх міському голові чи керуючому справами виконавчого комітету міської ради;
- здійснює контроль за виконанням протокольних доручень, які дані міським головою чи керуючим справами виконавчого комітету міської ради;
- готує листівки та вітання з нагоди загальнодержавних свят і ювілейних дат;
бере участь в підготовці та проведенні міських заходів з відзначення державних свят, знаменних і пам’ятних дат в межах компетенції.
3. Організаційний відділ з питань підготовки і проведення виборів та референдумів:
- готує для внесення на розгляд виконавчого комітету і міської ради пропозиції про організаційні заходи з підготовки і проведення на території міста виборів Президента України, народних депутатів України, міського голови та депутатів міської ради, всеукраїнського та місцевого референдумів;
- сприяє окружній, територіальній та дільничним виборчим комісіям у здійсненні ними своїх повноважень;
- контролює виконання заходів з підготовки і проведення виборів і референдумів на території міста згідно з чинним законодавством;
- готує статистичні звіти та інформації за результатами виборів і референдумів.
ІІІ. Права організаційного відділу.
Відділ має право:
1. Витребовувати у відділів та управлінь міської ради відповідні матеріали та інформації для виконання власних повноважень.
2. Брати участь у нарадах, які відбуваються як у виконавчому комітеті міської ради, так і в місті з питань, що стосуються діяльності та завдань відділу.
IV. Структура організаційного відділу.
1. Структура і чисельність працівників організаційного відділу затверджується сесією міської ради.
2. Організаційний відділ очолює начальник, який призначається на посаду міським головою на конкурсній основі або одноособово відповідно до чинного законодавства.
3. Працівники організаційного відділу призначаються на посаду і звільняються з посади міським головою на конкурсній основі (якщо інше не передбачено чинним законодавством).
4. Працівникам організаційного відділу видаються посвідчення відповідного зразка.
V. Керівництво організаційного відділу.
Начальник організаційного відділу:
- організовує роботу відділу і несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань;
- планує роботу відділу і забезпечує виконання планів роботи відділу;
- займається розробленням проектів нормативно-правових актів з питань організаційно-масової роботи, проводить експертизу проектів таких актів.
- розподіляє за погодженням із керуючим справами виконавчого комітету міської ради обов'язки між працівниками відділу, забезпечує підвищення їх професійного рівня і ділової кваліфікації, дотримання правил внутрішнього розпорядку та трудової дисципліни;
- відповідає за стан діловодства у відділі, збереження документів і матеріальних цінностей, що передані в користування відділу;
- забезпечує і координує ділові контакти відділу з іншими відділами та управліннями міської ради ;
- вивчає і впроваджує кращий досвід з питань організаційного, інформаційного забезпечення діяльності виконавчого комітету міської ради.
Секретар міської ради Роман Боднарчук