ГОЛОСУВАННЯ ЗА ПРОЄКТ РІШЕННЯ: № 14
Текст:
Про затвердження програми
розвитку архівної справи в
місті Калуші на 2018рік.
Відповідно до Закону України «Про національний архівний фонд та архівні установи», рішення Івано-Франківської обласної ради від 23.11.2012 року №720-19/2012 «Про регіональну цільову програму забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду в Івано-Франківській області», керуючись ст. 26 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні»
В И Р І Ш И Л А:
- Затвердити Програму розвитку архівної справи в місті Калуші на 2018рік (додається).
- Визначити головним виконавцем і розпорядником коштів Програми розвитку архівної справи в місті Калуші на 2018 рік архівний відділ Калуської міської ради (Олена Корнага).
- Архівному відділу Калуської міської ради (Олена Корнага) щорічно звітуватись на сесіях міської ради про хід виконання Програми розвитку архівної справи в місті Калуші на 2018 рік
- Контроль за виконанням цього рішення покласти на керуючого справами виконкому Мар’яну – Божену Постоловську .
Міський голова Ігор Матвійчук
ЗАТВЕРДЖЕНО
рішенням міської ради
«____»_______2017 р.№
ПРОГРАМА РОЗВИТКУ АРХІВНОЇ СПРАВИ
В МІСТІ КАЛУШІ
НА 2018 рік
Замовник Програми Корнага О.І. ________________
Керівник Програми Постоловська М.-Б.Т. ________________
ПОГОДЖЕНО
Управління економічного
розвитку міста Соколовський Ю.В. __________________
Фінансове управління Поташник Л.В. __________________
Юрист Коцан І.А. ____________________
Паспорт Програми
Програми розвитку архівної справи в місті Калуші на 2018 рік
1.Ініціатор розроблення програми ( замовник) — Архівний відділ Калуської міської ради
2.Розробник програми — Архівний відділ Калуської міської ради
3.Співрозробники програми
4.Відповідальний виконавець програми — Архівний відділ Калуської міської ради
5.Учасники програми
6.Термін реалізації програми — 2018 рік
6.1.Етапи фінансування програми ( для довгострокових програм)
7.Обсяги фінансування програми - 64,0 ( тис.грн.)
| Рік | Обсяги фінансування | |||
| Всього | в т.ч.за джерелами фінансування | |||
| обласний бюджет | міський бюджет | інші джерела | ||
| 2018 | 64.0 | - | 41,0 | 23,0 |
8.Очікувані результати виконання програми є підвищення рівня надходження, зберігання та використання документів Національного архівного фонду України.
9.Термін проведення звітності – щоквартально.
Замовник програми
Начальник архівного відділу Корнага О.І. _______________
Керівник програми
Керуючий справами виконкому Постоловська М.-Б.Т. ________________
Додаток 1
до Програми розвитку архівної справи
в місті Калуші
Перелік
заходів, обсяги та джерела фінансування Програми
Назва замовника – Архівний відділ Калуської міської ради
| № з/п | Найменування заходу | Вико-навець | Термін виконання | Орієнтовані обсяги фінансування, тис.грн. | Очікувані результати | ||||
| роки | всього | в т.ч.за джерелами фінансування | |||||||
| міський бюджет | обласний бюджет | інші джерела | |||||||
| 1 | Підвищення рівня охоронної безпеки приміщень архівного відділу | архів-ний відділ міської ради | 2018 | 2018 | 49,0 | 41,0 | - | 8,0 | |
| 2 | Інформатизація архівної галузі | архів-ний відділ міської ради | 2018 | 2018 | 15,0 | | 15,0 | ||
| 4 | Всього | 64,0 | 41,0 | 23,0 | |||||
Замовник програми
Начальник архівного відділу Корнага О.І. _____________
Керівник Програми
Керуючий справами виконкому Постоловська М.-Б.Т. ______________
1.Загальні положення
Програму розвитку архівної справи в місті Калуші на 2018 рік ( далі – Програма) розроблено на виконання Закону України « Про Національний архівний фонд та архівні установи», регіональної цільової програми забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду в Івано-Франківській області, затвердженої рішенням обласної ради від 23.11.2012 № 720-19/2012.
Прийняття Програми зумовлено необхідністю реалізації сучасної політики і стратегії держави, спрямованих на створення й підтримання належних умов для гарантованого зберігання документів Національного архівного фонду України, що мають місцеве значення, у яких знайшли відображення усі сфери життєдіяльності суспільства, що охоплює усі сторони соціально-економічного, наукового та культурного життя Калущини та створення сприятливих умов для забезпечення якісного надання послуг громадянам, які звертаються до архівної установи.
У трьох архівосховищах архівного відділу міської ради зберігається 45 фондів з управлінською документацією, що становить 8 700 справ, 129 фондів (10 483 одиниці зберігання) особового складу ліквідованих підприємств, установ та організацій, які необхідні для соціального захисту громадян.
За документами архіву щорічно виконується понад 1500 запитів юридичних та фізичних осіб, а в читальному залі обслуговується більше 200 користувачів.
Архівні документи дедалі ширше використовуються для забезпечення управлінської діяльності органів виконавчої влади, місцевого самоврядування, підприємств, організацій усіх форм власності, задоволення запитів громадян соціально-правового характеру, культурно-просвітницьких цілей.
2.Визначення проблем, на вирішення яких спрямована Програма
Реалізацію державної політики у сфері архівної справи і діловодства, а також здійснення централізованого зберігання архівних документів ліквідованих підприємств та організацій у місті забезпечує одна архівна установа - архівний відділ міської ради.
Документи Національного архівного фонду ( далі-НАФ), що належать державі, утворилися в результаті діяльності підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, що діяли та діють на території міста і підлягають зберіганню в архівних установах міста.
Документи, що зберігаються в архіві є складовою частиною Національного архівного фонду України, залучаються до постійного обігу з метою використання для задоволення інформаційних потреб суспільства та реалізації прав і законних інтересів громадян. Саме тому пріоритетними завданнями архівного відділу є поповнення НАФ документами місцевого значення, ведення обліку та зберігання цих документів, використання інформації, що в них міститься.
Щороку на подальше зберігання до архівного відділу міста надходять тисячі документів НАФ, завершені у діловодстві державних органів, органів місцевого самоврядування, а також документів з особового складу ліквідованих підприємств, установ та організацій.
Забезпечити збереження цих документів — першочергове завдання, вирішення якого потребує постійної фінансової підтримки з боку держави та органів місцевого самоврядування. Відсутність такої підтримки призводить до виникнення проблем, які архівний відділ міської ради не може вирішити самостійно.
Перш за все, це стосується проблеми - відсутності в місті архівної установи ( Трудового архіву), створення якого рекомендовано дорученням Глави Адміністрації Президента України від 10.10.2012 р. № 02-01/2313, розпорядженням обласної держадміністрації від 10.12.2012 р. № 893 « Про створення в області мережі трудових архіві».
Трудовий архів, це архівна установа, яка би забезпечувала централізоване тимчасове зберігання документів з особового складу нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних та фізичних осіб на території міста, що не належать до НАФ розпорядження.
Функції Трудового архіву до цього часу виконує архівний відділ міської ради з мінімальною кількістю працівників.
Через перевантаженість архівосховищ документами ліквідованих підприємств, немає вільних площ для приймання та зберігання документів Національного архівного фонду України (НАФ). Це в свою чергу призводить до погіршення умов зберігання документів НАФ та умов для забезпечення якісного надання архівних послуг громадянам, які звертаються до архіву.
Брак вільних площ в архівосховищі, де зберігається управлінська документація призводить до ситуації, що унеможливилює комплектування сховища документами НАФ від державних органів та органів місцевого самоврядування протягом довготривалого періоду. Понад встановлені роки в архівних підрозділах установ зберігається значна кількість документів. Невідповідність умов зберігання документів НАФ в установах та організаціях ( перевантаженість приміщень, відсутність в них належного волого-температурного режиму зберігання документів, охоронної та протипожежної сигналізації, тощо) створює загрозу їх безповоротної втрати.
Кожного року зазначена проблема лише загострюється.
Єдиним шляхом вирішення цієї проблеми , є створення комунальної установи Трудового архіву міста Калуша та передислокація документів довідкового характеру ліквідованих підприємств та організацій в окреме приміщення по вул. Пушкіна,9а, де вже є облаштоване приміщення і на даний час зберігається більша частина цих документів.
Крім того, є необхідність у проведенні ремонтно-відновлюваних робіт у приміщеннях відділу , що потребує значних витрат.
Забезпечення гарантованої збереженості документів НАФ насамперед залежить від стану матеріально-технічної бази архівного відділу.
На даний час матеріальна-технічна база архівного відділу не відповідає сучасним стандартам і потребам, внаслідок чого існує реальна загроза втрати частини Національного архівного фонду.
У сховищах архівного відділу відсутні системи кондиціювання і тому не має можливості забезпечити у сховищах оптимальний волого-температурний режим, дотримання нормативних фізико-хімічних показників збереженості документів. Протягом багатьох років не проводиться робота із створення страхових копій для страхового фонду і фонду користування документами, зокрема переведення інформації на інші носії з метою збереження у разі втрати або пошкодження оригіналів, та з відновлення згасаючих текстів.
Не впроваджуються в архівну справу новітні інформаційно-комунікаційні технології. Внаслідок цього інформаційний потенціал Національного архівного фонду мінімально використовується для задоволення зростаючого попиту громадян і суспільства на інформацію, а також стає реальною загроза безповоротної втрати значної частини сучасної цінної інформації – документів та інших ресурсів в електронному вигляді.
Отже, на сучасному етапі організація зберігання документів НАФ в архівному відділі міської ради та створення сприятливих умов забезпечення якісного надання архівних послуг громадянам, які звертаються до архіву, передбачає проведення комплексу робіт щодо створення окремої архівної установи ( трудового архіву ) для централізованого приймання та зберігання документів ліквідованих підприємств і здійснення заходів щодо поліпшення й створення безпечних умов для громадян міста, які відвідують приміщення архіву, шляхом проведення поточного ремонту приміщень архіву та оснащення місць прийому громадян, які звертаються до архіву за отриманням послуг, необхідним обладнанням ( копіювальною технікою для виготовлення копій архівних документів, столами та стільцями)
Програма надасть змогу сконцентрувати зусилля органів місцевого самоврядування , архівного відділу , громадськості на виконанні визначених завдань та забезпечить ефективне проведення регіональної політики у сфері архівної справи на 2018 рік.
3. Мета Програми
Метою Програми є реалізація заходів, спрямованих на створення та підтримання умов для забезпечення гарантованого зберігання документів Національного архівного фонду України місцевого значення як чинника соціального розвитку українського суспільства, їх всебічного використання та створення сприятливих умов для забезпечення якісного надання архівних послуг громадянам, які звертаються до архівного відділу міської ради.
4.Обгрунтування шляхів і засобів вирішення проблеми.
Обсяги та джерела фінансування, строки виконання Програми
Окреслені у Програмі проблеми можливо вирішити шляхом проведення комплексу першочергових заходів, спрямованих на створення сприятливих умов для забезпечення комплектування архіву документами НАФ в повному обсязі, належних умов для зберігання, збільшення та використання інформації документів, забезпечення подальшого розвитку архівної справи в місті, якісного надання архівних послуг громадянам, забезпечення централізованого зберігання документів ліквідованих підприємств.
Проблеми планується вирішити шляхом проведення таких заходів:
- зміцнення матеріально-технічної бази архівного відділу для гарантованого збереження документів Національного архівного фонду;
- створення на території міста комунальної установи – Трудовий архів для централізованого тимчасового зберігання документів довідкового характеру ліквідованих підприємств та організацій;
- забезпечення потреб громадськості в інформації шляхом використання оцифрованих архівних документів;
- покращення та створення належних умов для громадян , які користуються документами архіву;
- оснащення місць прийому громадян, які звертаються до архіву за отриманням послуг, необхідним обладнанням ( копіювальною технікою, столами та стільцями);
Фінансове забезпечення виконання Програми здійснюється за рахунок коштів міського бюджету та інших джерел фінансування, не заборонених законодавством.
Орієнтований обсяг фінансування заходів Програми складає:
тис.грн., у тому числі:
міський бюджет - 41,0 тис.грн.
власні кошти - 23,0 тис.грн.
Термін реалізації Програми: 2018 рік.
5. Очікувані результати виконання Програми
Реалізація Програми дозволить забезпечити:
- підвищення рівня надходження, зберігання та використання документів Національного архівного фонду України;
- зміцнення матеріально-технічної бази архівного відділу та покращення умов роботи працівників архіву;
- запровадження сучасних інформаційних технологій для забезпечення технічного захисту інформації та ефективного використання документів Національного архівного фонду України;
- створення архівної установи для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, що не належать до НАФ ( трудовий архів);
- задоволення у необхідних обсягах потреб громадян, суспільства в інформації;
6. Координація роботи і контроль за виконанням Програми
Організація виконання Програми покладається на архівний відділ міської ради, який несе відповідальність за реалізацію і кінцеві результати виконання заходів Програми, раціональне використання фінансових ресурсів.
Контроль за ходом реалізації заходів Програми здійснює Калуська міська рада.
Контроль за використанням бюджетних коштів, спрямованих на виконання Програми здійснюється у порядку, встановленому чинним законодавством України.