УКРАЇНА

КАЛУСЬКА МІСЬКА РАДА

РІШЕННЯ

28.09.2023 № 2494

Про нову редакцію Положення про Архівний відділ Калуської міської ради м.Калуш (п’ятдесят друга сесія восьмого демократичного скликання)

Відповідно до Законів України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про Національний архівний фонд і архівні установи», Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 22.06.2015 за № 736/27181 (із змінами), розглянувши службову записку начальника архівного відділу Калуської міської ради Володимира Корнаги від 30.08.2023 №01.1-16/97, враховуючи рекомендації постійної комісії з питань гуманітарної роботи, законності та антикорупційної політики, міська рада

ВИРІШИЛА:

1. Затвердити нову редакцію Положення про Архівний відділ Калуської міської ради, що додається.
2. Визнати таким, що втратило чинність п.2 рішення Калуської міської ради від 05.02.2014 № 2358 «Про Архівний відділ Калуської міської ради».
3. Контроль за виконанням цього рішення покласти на керуючого справами виконавчого комітету Калуської міської ради Олега Савку.

Міський голова                             Андрій НАЙДА

ЗАТВЕРДЖЕНО

рішення міської ради

28.09.2023 № 2494

Секретар міської ради

Віктор ГІЛЬТАЙЧУК

ПОЛОЖЕННЯ

ПРО АРХІВНИЙ ВІДДІЛ

КАЛУСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ

(нова редакція)

м. Калуш

2023

I. Загальні положення

1.1. Архівний відділ Калуської міської ради (далі - Архівний відділ) утворений Калуською міською радою, код ЄДРПОУ – 39735494, є виконавчим органом Калуської міської ради, підконтрольний та підзвітний Калуській міській раді, виконавчому комітету Калуської міської ради, міському голові,а з питань здійснення делегованих повноважень органів виконавчої влади також підконтрольний Державному архіву Івано-Франківської області, Державній архівній службі України.

1.2. Архівний відділ утворений з метою забезпечення зберігання документів Національного архівного фонду, що мають місцеве значення, управління архівною справою та діловодством на території Калуської міської територіальної громади та централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних осіб і фізичних осіб та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду.

1.3. У своїй діяльності Архівний відділ керується Конституцією та законами України, указами Президента України та постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, актами Кабінету Міністрів України, наказами Міністерства юстиції, Державної архівної служби України, Державного архіву Івано-Франківської області, рішеннями Калуської міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови та даним Положенням про Архівний відділ Калуської міської ради.

З питань організації та методики ведення архівної справи Архівний відділ керується правилами, положеннями, інструкціями, методичними рекомендаціями Державної архівної служби України, Державного архіву Івано-Франківської області.

1.4. Функціонування Архівного відділу здійснюється за рахунок коштів міського бюджету.

1.5. Архівний відділ Калуської міської ради є юридичною особою публічного права (ідентифікаційний номер в ЄДРПОУ – 39735494), має печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням, власні бланки, рахунки в органах Казначейства. Архівний відділ є неприбутковою організацією.

II. Основні завдання Архівного відділу

2.1. Основними завданнями Архівного відділу є:

1) здійснення управління архівною справою і діловодством на території Калуської міської територіальної громади;

2) координація діяльності органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій (далі - юридичні особи), приватних архівних установ, заснованих фізичними особами та/або юридичними особами приватного права (далі - приватні архіви), архівних установ, створених для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на території Калуської міської територіальної громади, та інших документів, що не належать до Національного архівного фонду (далі - трудові архіви), з питань архівної справи і діловодства;

3) внесення до Національного архівного фонду архівних документів, що мають місцеве значення, ведення їх обліку, зберігання та використання відомостей, що в них містяться;

4) здійснення контролю за діяльністю архівних установ і служб діловодства, забезпечення додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

5) забезпечення централізованого тимчасового зберігання архівних документів нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб — підприємців та інших документів, що не належать до Національного архівного фонду.

III. Архівний відділ відповідно до покладених на нього завдань:

1) складає і за погодженням з Державним архівом Івано-Франківської області подає на затвердження в установленому порядку проєкти міських програм з розвитку архівної справи, забезпечує їх виконання;

2) складає плани розвитку архівної справи і звіти про їх виконання, подає їх міському голові та Державному архіву Івано-Франківської області;

3) забезпечує зберігання, облік і охорону:

документів Національного архівного фонду на різних носіях інформації, переданих Архівному відділу органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями незалежно від форми власності, об’єднаннями громадян, громадськими спілками, релігійними організаціями, які діють (діяли) на території Калуської міської територіальної громади;

документів особового походження;

друкованих, ілюстративних та інших матеріалів, що використовуються для довідково-інформаційної роботи;

облікових документів і довідкового апарату до них;

4) організовує роботу, пов’язану з внесенням профільних документів до Національного архівного фонду або вилученням документів з нього;

5) проводить в установленому порядку облік, обстеження та аналіз діяльності архівних установ, які створені на території Калуської міської територіальної громади, незалежно від форми власності та підпорядкування;

6) інформує Державний архів Івано-Франківської області про виявлення архівних документів, що не мають власника або власник яких невідомий, а також про здійснення продажу документів Національного архівного фонду з метою реалізації переважного права держави на їх придбання;

7) подає на затвердження Державному архіву Івано-Франківської області списки джерел формування Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування архівного відділу;

8) веде облік юридичних і фізичних осіб - джерел формування Національного архівного фонду та юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування архівного відділу, на підставі затверджених списків;

9) перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, зокрема об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи шляхом проведення планових та позапланових перевірок, надання зазначеним підрозділам і службам методичної допомоги в організації діловодства та зберіганні документів;

10) веде зведений облік архівних документів, що зберігають органи державної влади, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації міста, подає належні відомості про ці документи державному архіву Івано-Франківської області;

11) надає на договірних засадах послуги підприємствам, установам та організаціям, незалежно від форми власності та підпорядкування, з упорядкування документів та розроблення методичних посібників з архівної справи та діловодства;

12) створює і вдосконалює довідковий апарат до документів Національного архівного фонду;

13) видає архівні довідки, копії документів, витяги та іншим шляхом задовольняє запити фізичних і юридичних осіб, переглядає в установленому порядку рішення про обмеження доступу до документів, на вимогу фізичних осіб забезпечує долучення до архівних документів письмового обґрунтованого спростування чи додаткових відомостей про особу в разі виявлення в архівних документах недостовірних відомостей про неї;

14) вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних установ.

IV. Права Архівного відділу відповідно до покладених на нього завдань:

4.1. Архівний відділ має право:

1) вимагати від юридичних і фізичних осіб, які мають архівні документи, від часу створення яких минуло понад 50 років, або які мають намір здійснити відчуження, вивезення за межі України архівних документів, проведення експертизи цінності таких документів;

2) отримувати в установленому порядку документи від юридичних осіб з метою виявлення документів, що підлягають внесенню до Національного архівного фонду, крім тих, що містять інформацію з обмеженим доступом;

3) проводити планові та позапланові перевірки архівних підрозділів і служб діловодства органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, а також трудових, приватних архівів з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи;

4) звертатися до суду з позовом про позбавлення власника документів Національного архівного фонду, який не забезпечує належну їх збереженість, права власності на ці документи;

5) порушувати в установленому порядку питання про зупинення діяльності архівних установ, які не забезпечують збереженість документів Національного архівного фонду;

6) порушувати в порядку, встановленому законодавством, питання про притягнення до відповідальності працівників архівних установ, користувачів документами Національного архівного фонду та інших осіб, винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, а також про відшкодування ними збитків, заподіяних власнику документів Національного архівного фонду або уповноваженій ним особі;

7) установлювати ціни на роботи і послуги, що виконуються Архівним відділом;

8) відвідувати архівні підрозділи і служби діловодства органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та об’єднань громадян, громадських спілок з правом доступу до їх документів, за винятком документів з обмеженим доступом.

Архівний відділ при виконанні покладених на нього завдань взаємодіє з іншими виконавчими органами Калуської міської ради, підприємствами, установами і організаціями незалежно від форми власності.

9) використовувати кошти спеціального фонду (плата за послуги бюджетних установ) для фінансування видатків на забезпечення життєдіяльності Архівного відділу.

V. Організація діяльності та структура Архівного відділу

5.1. Архівний відділ очолює начальник, який призначається на посаду і звільняється з посади міським головою відповідно до Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування».

Начальник архівного відділу може мати заступника, який призначається на посаду та звільняється з посади міським головою.

5.2. Начальник архівного відділу:

1) організовує діяльність Архівного відділу, персонально відповідає за виконання покладених на Архівний відділ завдань;

2) розподіляє завдання між працівниками архівного відділу, контролює їх виконання;

3) вирішує відповідно до законодавства питання щодо доступу користувачів до документів, що знаходяться на зберіганні;

4) здійснює особистий прийом юридичних і фізичних осіб з питань, що належать до компетенції Архівного відділу та вживає заходів щодо своєчасного розгляду запитів, звернень та скарг;

5) видає у межах компетенції Архівного відділу накази, організовує і контролює їх виконання;

6) представляє від імені Калуської міської ради та виконавчого комітету Калуської міської ради, (самопредставництво органу місцевого самоврядування) в місцевих загальних судах (у т.ч. місцевих загальних судах як адміністративних), місцевих адміністративних судах, місцевих господарських судах, апеляційних судах, апеляційних господарських судах, апеляційних адміністративних судах, Верховному Суді, Вищих спеціалізованих судах, зокрема, у Вищому суді з питань інтелектуальної власності, Вищому антикорупційному суді з використанням всіх прав, наданих Цивільним процесуальним кодексом України, Господарським процесуальним кодексом України, Кримінальним процесуальним кодексом України, Кодексом адміністративного судочинства України, сторону в процесі.

7) представляє Архівний відділ з усіх питань, пов’язаних з його діяльністю у відносинах з органами державної влади та органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами, організаціями,незалежно від форми власності;

8) затверджує положення про структурний підрозділ архівного відділу та посадові інструкції працівників;

9) вносить пропозиції міському голові щодо розвитку архівної справи на території Калуської міської територіальної громади.

Начальник архівного відділу здійснює інші повноваження відповідно до положення про архівний відділ, а також завдань, покладених на нього рішеннями Калуської міської ради, її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови.

5.3. Службові обов’язки працівників Архівного відділу визначаються посадовими інструкціями, що затверджуються начальником Архівного відділу.

5.4. Для розгляду питань, пов’язаних з проведенням попередньої експертизи цінності документів та подання її результатів на розгляд експертно-перевірної комісії до Державного архіву Івано-Франківської області в Архівному відділі створюється постійно діюча експертна комісія.

Положення та персональний склад експертної комісії затверджується керівником архівного відділу на підставі Типового положення про експертну комісію архівного відділу районної, районної у мм. Києві і Севастополі державної адміністрації, міської ради, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 19 червня 2013 року № 1226/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 25 червня 2013 року за № 1061/23593.

5.5. Граничну чисельність, штатний розпис, фонд оплати праці працівників Архівного відділу визначає Калуська міська рада на підставі пропозицій міського голови у межах відповідних бюджетних призначень.

5.6.До складу архівного відділу входить сектор трудового архіву.

5.7. Сектор трудового архіву очолює завідувач сектору, який безпосередньо підпорядкований начальнику Архівного відділу.

5.8. Положення про сектор трудового архіву затверджується начальником Архівного відділу.

VI. Відповідальність

6.1. Персональну відповідальність за роботу Архівного відділу та належне виконання покладених на нього завдань та функцій несе начальник Архівного відділу.

6.2. Персональну відповідальність за роботу Сектору трудового архіву та належне виконання покладених на нього завдань та функцій несе завідувач сектору трудового архіву.

6.3. Головний бухгалтер Архівного відділу несе відповідальність за ведення бухгалтерського обліку та фінансової звітності в Архівному відділі.

6.4. Працівники Архівного відділу можуть бути притягнуті до цивільно-правової, адміністративної, кримінальної, матеріальної та дисциплінарної відповідальності у випадках та в порядку, передбачених чинним законодавством України.

6.5. Працівники несуть відповідальність за несвоєчасне та неналежне виконання обов’язків, передбачених цим Положенням, посадовими інструкціями в порядку, визначеному чинним законодавством України.

VII. Реорганізація та ліквідація

7.1. Рішення про ліквідацію, реорганізацію (злиття, приєднання, поділ, перетворення) Архівного відділу приймається Калуською міською радою, а у випадках, передбачених законодавством України, в судовому порядку.

7.2. Реорганізація та ліквідація Архівного відділу проводиться у порядку, визначеному законодавством України.

7.3. Зміни та доповнення до Положення про Архівний відділ вносяться відповідно до процедури розгляду питань у Калуській міській раді, передбаченої Регламентом роботи Калуської міської ради.